Die 15 Kennzahlen, die jede Geschäftsführung im Mittelstand kennen sollte

Wer im Mittelstand ein Unternehmen führt, hat selten eine eigene Controlling-Abteilung. Die Kennzahlen für die Geschäftsführung kommen dann aus der BWA, aus dem Onlinebanking und aus dem Bauchgefühl. Das reicht eine Weile. Ab etwa 1 Mio. € Umsatz oder 10 Mitarbeitenden wird es eng, weil zu viele Entscheidungen gleichzeitig an Zahlen hängen.

Die folgenden 15 KPIs für den Mittelstand decken das ab, was eine Geschäftsführung wirklich braucht. Sie sind nach fünf Bereichen gruppiert. Zu jeder Kennzahl findest du die Formel oder eine kurze Erklärung und den Punkt, an dem man in der Praxis genauer hinsehen sollte.

Warum genau diese 15

Es gibt Listen mit 80 Kennzahlen. Niemand schaut sich 80 Kennzahlen an. Die Auswahl hier folgt einer einfachen Frage: Welche Zahl würde dich dazu bringen, diese Woche etwas anders zu machen? Kennzahlen, die nur schön aussehen, aber nie eine Entscheidung auslösen, fehlen bewusst.

Nicht jede Kennzahl passt zu jedem Geschäftsmodell. Ein Handwerksbetrieb braucht die Auslastung, ein Onlinehändler eher die Wiederkaufrate. Nimm die Liste als Ausgangspunkt und streiche, was bei dir keine Rolle spielt. Was übrig bleibt, gehört auf eine Seite. Wie man daraus eine sinnvolle Übersicht baut, steht im Ratgeber KPI-Dashboard aufbauen.

Ergebnis: Verdienst du an dem, was du verkaufst?

1. Umsatz im Vergleich zu Plan und Vorjahr

Der Umsatz allein sagt wenig. Erst der Vergleich macht ihn lesbar: Liegst du über dem Vorjahresmonat, unter dem Plan, im Rahmen der üblichen Saison? Schau dir neben dem Monatswert immer den aufgelaufenen Wert seit Jahresbeginn an. Ein schwacher Oktober nach einem starken September ist oft nur eine verschobene Rechnung.

2. Rohertragsquote

Die Rohertragsquote zeigt, wie viel von jedem Euro Umsatz nach den direkten Einkaufskosten übrig bleibt. Im Handel sind 25–40 % üblich, bei Dienstleistern deutlich mehr. Achte auf die Entwicklung: Sinkt die Quote über drei Monate, steigen meist Einkaufspreise schneller als deine Verkaufspreise. Vorsicht bei Monatswerten aus der BWA, wenn Lagerbestände nicht monatlich abgegrenzt werden. Dann springt die Quote, ohne dass sich wirklich etwas geändert hat.

3. Betriebsergebnis und EBIT-Marge

Das Betriebsergebnis ist das, was das operative Geschäft erwirtschaftet, bevor Finanzierung und Steuern ins Spiel kommen. Eine Marge von 5 % heißt: Von 1.000.000 € Umsatz bleiben 50.000 €. Achte bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften darauf, dass kein Gehalt für die Inhaber in den Kosten steckt. Ziehe gedanklich einen angemessenen Unternehmerlohn ab, sonst wirkt das Ergebnis besser, als es ist.

Liquidität: Reicht das Geld bis zum nächsten Engpass?

4. Liquiditätsreichweite

Verfügbare Mittel sind Kontostände plus freie Kreditlinie. Die Reichweite sagt, wie viele Wochen du ohne neue Einzahlungen auskämst. Unter vier Wochen wird es unruhig. Noch aussagekräftiger ist eine echte Vorschau, die bekannte Zahlungstermine einrechnet. Wie das geht, erklärt der Ratgeber zur 13-Wochen-Liquiditätsplanung.

5. Forderungslaufzeit (DSO)

Die Kennzahl zeigt, wie lange deine Kunden im Schnitt bis zur Zahlung brauchen. Nimm den Bruttoumsatz, weil die offenen Rechnungen die Umsatzsteuer enthalten. Wenn deine Zahlungsziele 30 Tage betragen und die Laufzeit bei 52 Tagen liegt, finanzierst du deine Kunden mit. Bei 1,2 Mio. € Bruttoumsatz im Jahr sind 22 Tage Verzug rund 72.000 € gebundenes Geld.

6. Überfällige Forderungen

Die Summe aller Rechnungen, deren Fälligkeit überschritten ist, gruppiert nach 1–30, 31–60 und mehr als 60 Tagen. Diese Zahl ist konkreter als die Laufzeit, weil sie direkt zu einer Liste von Kunden führt, die man anrufen kann. Achte auf einzelne große Posten. Eine überfällige Rechnung über 40.000 € ist ein anderes Risiko als 40 kleine.

Vertrieb: Was kommt in den nächsten Monaten herein?

7. Auftragseingang und Auftragsbestand

Der Umsatz von heute ist der Auftragseingang von vor ein paar Wochen oder Monaten. Wer nur auf den Umsatz schaut, merkt einen Einbruch zu spät. Der Auftragsbestand, also beauftragte, aber noch nicht abgerechnete Leistung, sagt dir, wie viele Wochen Arbeit bereits gesichert sind. In Produktion und Bau ist das oft die wichtigste Zahl überhaupt.

8. Gewichtete Pipeline

Ein Angebot über 100.000 € mit 30 % Wahrscheinlichkeit zählt mit 30.000 €. Die Kennzahl ist nur so gut wie die Pflege im CRM. Achte darauf, dass alte Angebote, die seit Monaten niemand mehr anfasst, regelmäßig geschlossen werden. Sonst wächst die Pipeline auf dem Papier, während der Vertrieb stagniert.

9. Abschlussquote

Zähle nur entschiedene Angebote, sonst verwässern offene Fälle die Quote. Rechne sie nach Anzahl und nach Wert. Wenn die Quote nach Anzahl bei 40 % liegt, nach Wert aber bei 15 %, gewinnst du die kleinen Aufträge und verlierst die großen. Das ist ein Hinweis auf Preis oder Angebotsqualität bei größeren Projekten.

Kunden: Von wem hängst du ab, und wer bringt Geld?

10. Kundenkonzentration

Liegt der Wert über 50 %, hängt das halbe Unternehmen an fünf Unterschriften. Das muss nicht schlecht sein, gehört aber in jede Planung. Achte besonders auf den größten Einzelkunden. Macht er mehr als 20 % aus, lohnt sich eine Rechnung, was ein Wegfall für Personal und Liquidität bedeuten würde.

11. Deckungsbeitrag pro Kunde

Umsatz minus alle Kosten, die ein Kunde direkt verursacht: Wareneinsatz, Rabatte, Fracht, Sonderaufwand in der Betreuung. Der größte Kunde ist oft nicht der profitabelste. Eine ausführliche Anleitung mit Rechenbeispiel steht im Ratgeber Deckungsbeitrag berechnen.

12. Wiederkaufrate oder Kundenbindung

Im Onlinehandel: Anteil der Kunden, die innerhalb von 12 Monaten ein zweites Mal kaufen. Bei Dienstleistern und im B2B: Anteil der Vorjahreskunden, die auch in diesem Jahr Umsatz bringen. Neue Kunden zu gewinnen kostet fast immer mehr, als bestehende zu halten. Sinkt die Bindung, wird jedes Wachstum teurer.

Team: Passt die Mannschaft zum Geschäft?

13. Personalkostenquote

In vielen Dienstleistungsbetrieben liegt sie über 50 %, im Handel deutlich darunter. Wichtiger als der Branchenvergleich ist die eigene Entwicklung. Wenn du einstellst, steigt die Quote zuerst. Sie sollte aber nach einigen Monaten wieder sinken, weil die neuen Leute Umsatz bringen. Bleibt sie oben, ist das ein Signal.

14. Rohertrag pro Vollzeitkraft

Der Umsatz pro Kopf ist gängiger, verzerrt aber, wenn viel Ware durchläuft. Der Rohertrag zeigt besser, was das Team tatsächlich erwirtschaftet. Rechne Teilzeitkräfte anteilig um: zwei halbe Stellen sind ein Vollzeitäquivalent. Vergleiche den Wert mit den durchschnittlichen Personalkosten pro Kopf. Der Abstand ist das, was für alle anderen Kosten und den Gewinn bleibt.

15. Auslastung

Für Agenturen, Beratungen und das Handwerk ist das die zentrale Zahl. Verfügbare Stunden sind die Arbeitszeit abzüglich Urlaub und Krankheit. 75–85 % gelten in vielen Dienstleistungsbetrieben als gesund, dauerhaft über 90 % geht auf Kosten von Qualität und Gesundheit. In der Produktion tritt an diese Stelle die Maschinenauslastung, im Handel eher die Krankenquote oder die Fluktuation.

Wie oft du welche Kennzahl ansehen solltest

Nicht jede Zahl muss täglich auf den Tisch. Wer die Personalkostenquote jeden Morgen prüft, sieht vor allem Rauschen. Die Liquidität dagegen kann sich innerhalb einer Woche deutlich verschieben. Ein sinnvoller Rhythmus sieht etwa so aus:

Wichtig ist, dass jede Kennzahl eine feste Definition hat und immer gleich berechnet wird. Ändert sich die Berechnung zwischendurch, vergleichst du Äpfel mit Birnen. Schreib die Formel einmal auf und bleib dabei. Und gib jeder Zahl einen Vergleichswert, sei es Vorjahr, Plan oder eine Untergrenze. Eine Zahl ohne Vergleich ist nur eine Zahl.

So kommen die Kennzahlen bei dir auf eine Seite

Die meisten der 15 Kennzahlen stecken bereits in deinen Systemen: in DATEV, Lexoffice oder SevDesk, in HubSpot oder Pipedrive, im Shop. Das Problem ist selten, dass die Daten fehlen. Es ist der Aufwand, sie jede Woche zusammenzutragen.

dashboard.de baut Geschäftsführungen im Mittelstand ein individuelles Management-Dashboard, das diese Systeme anbindet und die Zahlen jeden Tag automatisch aktualisiert. Welche Kennzahlen hineinkommen und wie sie definiert werden, klären wir gemeinsam in einem KPI-Workshop. Bis das Dashboard live ist, vergehen in der Regel 3–6 Wochen, dein eigener Aufwand liegt bei etwa 60 Minuten. Am Anfang steht eine kostenlose Dashboard-Analyse, in der wir prüfen, welche deiner Systeme sich anbinden lassen.