Dashboard für Handwerk und Bau

Was in Handwerk und Bau typischerweise fehlt

Ein Dashboard für Handwerk und Bau muss zeigen, ob die Baustellen Geld verdienen, solange sie noch laufen. Die meisten Betriebe erfahren das erst nach der Schlussrechnung, manchmal erst mit dem Jahresabschluss.

Die Auftragsbücher sind in vielen Betrieben gut gefüllt. Das Problem liegt woanders: Stunden laufen über die Kalkulation, Nachträge werden nicht oder zu spät abgerechnet, Abschlagsrechnungen bleiben liegen. Am Monatsende ist das Konto leerer, als die Auftragslage vermuten lässt.

Die Daten für einen besseren Blick sind meist vorhanden. Sie stehen in der Handwerker- oder Bausoftware und in der Buchhaltung. Es fehlt nur die Übersicht, die beides zusammenbringt.

Viele Inhaber im Handwerk sind tagsüber selbst auf der Baustelle und erledigen das Büro am Abend. Für lange Auswertungen bleibt da keine Zeit. Ein Cockpit, das sich jeden Tag selbst aktualisiert und auf einer Seite zeigt, wo es hakt, passt genau in diese fünf Minuten am Abend.

Die Kennzahlen, die in Handwerk und Bau zählen

Welche Kennzahlen für deinen Betrieb passen, legen wir im KPI-Workshop fest. In den meisten Handwerks- und Baubetrieben sind es diese:

• Auftragsbestand und Reichweite. Der Wert der beauftragten, noch nicht abgerechneten Arbeit, und wie viele Wochen sie das Team beschäftigt.
• Angebotsquote. Wie viele Angebote zum Auftrag werden. Sinkt sie, stimmen Preise oder Nachfrage nicht mehr.
• Offene Abschlagsrechnungen. Was nach Baufortschritt schon hätte abgerechnet werden können, aber noch nicht abgerechnet ist.
• Nachkalkulation. Geplante gegen tatsächliche Stunden und Materialkosten pro Auftrag. Die wichtigste Zahl, um künftige Angebote richtig zu kalkulieren.
• Offene Nachträge. Zusätzliche Leistungen, die erbracht, aber noch nicht beauftragt oder abgerechnet sind.
• Forderungen und Einbehalte. Gestellte Rechnungen, die offen sind, und Beträge, die der Auftraggeber bis zur Abnahme oder für die Gewährleistung zurückhält.
• Produktive Stunden. Anteil der Stunden, die auf Aufträge gebucht werden, im Verhältnis zu den bezahlten Stunden.

Welche Systeme angebunden werden

Im Handwerk und am Bau kommen die Daten meist aus zwei Quellen:

• Buchhaltung. DATEV, Lexoffice oder SevDesk für Kosten, Forderungen, Löhne und Ergebnis. Viele Betriebe lassen über den Steuerberater in DATEV buchen. Mehr dazu auf der Seite DATEV-Anbindung.
• Handwerker- oder Bausoftware. Für Angebote, Aufträge, Stunden und Aufmaße. Hier gibt es viele verschiedene Programme. Deine Software prüfen wir in der kostenlosen Dashboard-Analyse.

Werden Anfragen und Angebote in HubSpot oder Pipedrive geführt, lassen sich diese ebenfalls anbinden.

Besonderheiten in Handwerk und Bau

Die erste Besonderheit sind lange Projektlaufzeiten. Eine Baustelle kann sich über Monate ziehen, und in der BWA erscheint sie erst, wenn abgerechnet wird. Deshalb ist der Blick auf laufende Aufträge wichtiger als der Monatsumsatz.

Die zweite ist die Abhängigkeit von Abschlägen. Wer seine Abschlagsrechnungen konsequent nach Baufortschritt stellt, finanziert die Baustelle weitgehend über den Auftraggeber. Wer sie liegen lässt, finanziert den Auftraggeber. Eine Liste der Baustellen mit möglichen, aber noch nicht gestellten Abschlägen gehört deshalb ins Cockpit. Welche Regeln im Einzelfall gelten, hängt vom Vertrag ab.

Ein Beispiel: Auf vier Baustellen sind Leistungen im Wert von 186.000 € erbracht, aber noch nicht als Abschlag abgerechnet. Gehen diese Rechnungen diese Woche raus, ist das Geld bei üblichen Zahlungszielen in drei bis vier Wochen auf dem Konto. Bleiben sie liegen, verschiebt sich alles um einen Monat, und die Löhne müssen trotzdem bezahlt werden.

Die dritte ist das Wetter und die Saison. Im Winter ruhen viele Außenarbeiten, die Löhne laufen weiter. Ein Vergleich mit dem Vorjahresmonat ist hier oft aussagekräftiger als der mit dem Vormonat.

Und schließlich die Nachkalkulation selbst. In vielen Betrieben wird sie nur bei Problembaustellen gemacht. Wer sie bei jedem Auftrag automatisch sieht, merkt nach einigen Monaten, welche Arten von Aufträgen regelmäßig über Plan laufen. Das ist die beste Grundlage, um die nächsten Angebote richtig zu kalkulieren.

Liquidität: Löhne jeden Monat, Geld nach Abnahme

Im Handwerk ist die Liquidität oft der eigentliche Engpass. Löhne, Material und Fahrzeuge werden laufend bezahlt. Das Geld vom Kunden kommt in Abschlägen, mit Einbehalten und manchmal erst nach langen Diskussionen über die Schlussrechnung.

Die 13-Wochen-Liquiditätsvorschau rechnet offene Rechnungen, Löhne, Steuertermine und geplante Ausgaben jeden Morgen neu. Du legst eine Untergrenze fest und siehst, ob die Lohnzahlung Ende des Monats zusammen mit der Umsatzsteuer eng wird. Und du kannst durchspielen, was passiert, wenn ein großer Auftraggeber die Schlussrechnung einen Monat später bezahlt. Mehr zum Aufbau einer solchen Vorschau steht im Ratgeber Liquiditätsplanung über 13 Wochen.