Gesellschafterreporting: Was Gesellschafter, Beirat und Investoren sehen wollen

Was Gesellschafter wirklich erwarten

Ein gutes Gesellschafterreporting beantwortet zwei Fragen: Geht es dem Unternehmen gut? Und weiß die Geschäftsführung, warum? Die Zahlen sind dabei Mittel zum Zweck. Am Ende geht es darum, ob die Gesellschafter der Geschäftsführung zutrauen, das Unternehmen zu steuern.

Beirat und Investoren sehen das Unternehmen meist nur ein paar Mal im Jahr von innen. Sie brauchen deshalb einen Blick, der ohne lange Einarbeitung funktioniert: dieselben Kennzahlen, in derselben Reihenfolge, jedes Mal.

Wer das Beteiligungsreporting jedes Quartal neu in Excel baut, hat ein Problem. Kleine Änderungen an Aufbau oder Definition fallen auf und erzeugen Rückfragen, die mit dem eigentlichen Geschäft nichts zu tun haben.

Was in ein Gesellschafterreporting gehört

Die genaue Auswahl hängt von Branche, Beteiligungsform und Gesellschaftsvertrag ab. Bewährt hat sich ein Kern aus wenigen Blöcken:

• Ergebnisentwicklung. Umsatz, Rohertrag und Ergebnis für den Berichtszeitraum und kumuliert, jeweils gegen Plan und Vorjahr.
• Liquidität. Der aktuelle Bestand und eine Vorschau. Gesellschafter interessiert vor allem, ob Geld nachgeschossen werden muss.
• Vermögen und Finanzierung. Forderungen, Verbindlichkeiten und Kreditlinien, soweit sie für die Gesellschafter relevant sind.
• Wenige operative Kennzahlen. Zwei bis vier Werte, die das Geschäft treiben: Auftragsbestand, Auslastung, wiederkehrender Umsatz.
• Ausblick. Eine kurze Einschätzung der Geschäftsführung zu den nächsten Monaten. Das gehört in den Text, nicht ins Diagramm.

Mehr ist selten besser. Ein Beirat, der zwanzig Kennzahlen sieht, stellt zu jeder eine Frage. Welche Kennzahlen sich für die Steuerung eignen, steht im Ratgeber zu den Kennzahlen für die Geschäftsführung.

Der richtige Rhythmus

Wichtig ist auch, was nicht hineingehört. Einzelne Kostenkonten, interne Projektlisten oder Tagesumsätze lenken eher ab. Gesellschafter wollen die Richtung erkennen, nicht den Alltag nachvollziehen. Wer mehr wissen will, fragt nach, und dann hat die Geschäftsführung die Details im eigenen Cockpit griffbereit.

Für Gesellschafter reicht meist ein Bericht pro Quartal, ergänzt um einen ausführlicheren Jahresbericht. Bei Investoren in schnell wachsenden Unternehmen ist ein Monatsbericht üblich. Was genau vereinbart ist, steht häufig in der Geschäftsordnung oder im Beteiligungsvertrag.

Unabhängig vom vereinbarten Rhythmus lohnt es sich, wenn die Zahlen jederzeit abrufbar sind. Steht kurzfristig eine Beiratssitzung an oder fragt ein Investor zwischendurch nach, musst du nichts zusammenstellen. Das Dashboard aktualisiert sich jeden Tag automatisch.

Vertrauen entsteht durch einheitliche Zahlen

Das größte Risiko im Gesellschafterreporting ist nicht eine schlechte Zahl. Es ist eine Zahl, die im Februar anders gerechnet wurde als im November. Sobald Gesellschafter das merken, prüfen sie jede weitere Zahl doppelt.

Deshalb legen wir im KPI-Workshop für jede Kennzahl eine feste Definition fest: woher sie kommt, wie sie gerechnet wird, was dazugehört. Diese Definition gilt für das Cockpit der Geschäftsführung und für den Bericht an die Gesellschafter gleichermaßen. Es gibt nur eine Zahl, nicht zwei Versionen.

Das hilft auch der Geschäftsführung. Wenn Gesellschafter und Geschäftsführung auf dieselben Zahlen schauen, geht es in der Sitzung um Entscheidungen und nicht um die Frage, wessen Excel-Datei stimmt.

Ein zweiter Punkt ist die Offenheit bei schlechten Zahlen. Gesellschafter verzeihen ein schwaches Quartal eher als eine Überraschung. Wenn die Liquiditätsvorschau zeigt, dass es in zwei Monaten eng wird, gehört das in den Bericht. Ein Beirat, der es rechtzeitig weiß, kann helfen: mit Kontakten zur Bank, mit einer Gesellschafterleistung oder einfach mit einem zweiten Blick.

Ein Beispiel: Ein Familienunternehmen mit drei Gesellschafterstämmen bekommt jedes Quartal dieselbe Übersicht mit sechs Kennzahlen. Weicht eine davon mehr als zehn Prozent vom Plan ab, steht daneben ein Satz der Geschäftsführung, warum. Mehr braucht es oft nicht, damit die Sitzung in einer Stunde statt in drei erledigt ist.

Mehrere Gesellschaften in einem Blick

Viele Mittelständler bestehen aus mehreren Gesellschaften: eine Holding, eine Betriebsgesellschaft, vielleicht eine Immobilien- oder Vertriebsgesellschaft. Für Gesellschafter ist die Summe interessant, für die Geschäftsführung oft die einzelne Einheit.

Ein Dashboard kann beides zeigen, wenn die Daten aus den jeweiligen Buchhaltungen kommen, etwa aus mehreren DATEV-Mandanten. Wie Gesellschaften zusammengefasst werden und wie mit Leistungen zwischen ihnen umzugehen ist, klären wir in der Analyse mit dir. Eine konsolidierte Bilanz im rechtlichen Sinn ersetzt das nicht. Diese bleibt Aufgabe von Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer.

Wie die Anbindung an die Buchhaltung funktioniert, steht auf der Seite DATEV-Anbindung. Was ein solches Projekt kostet, findest du unter Preise.