SaaS-Dashboard: Kennzahlen für Software-Unternehmen

Was in Software-Unternehmen typischerweise fehlt

Ein SaaS-Dashboard muss die Abo-Logik abbilden, die eine normale BWA nicht kennt. Die BWA zeigt Umsatz und Kosten eines Monats. Für ein Software-Unternehmen ist aber wichtiger, wie viel wiederkehrender Umsatz gerade unter Vertrag ist und wie er sich bewegt.

Die nötigen Daten liegen meist an drei Orten: im CRM, im Abrechnungssystem und in der Buchhaltung. Viele Gründer und Geschäftsführer rechnen MRR und Churn deshalb in einer eigenen Tabelle, die vor jeder Investorenrunde neu aufgebaut wird. Dabei passieren Fehler, und jede Version rechnet etwas anders.

Was fehlt, ist eine Stelle, an der diese Zahlen jeden Tag automatisch und nach derselben Definition berechnet werden.

Ein zweites Problem ist die Verbindung zur Buchhaltung. MRR und Churn stehen in der einen Tabelle, Personalkosten und Burn in der anderen. Die wichtigste Frage für die Geschäftsführung, nämlich ob das Wachstum das Geld wert ist, das es kostet, lässt sich nur beantworten, wenn beides nebeneinander steht.

Die Kennzahlen, die bei SaaS zählen

Welche Kennzahlen für dein Unternehmen passen, legen wir im KPI-Workshop fest. Bei den meisten Software-Unternehmen mit Abomodell sind es diese:

• MRR. Der monatlich wiederkehrende Umsatz aus allen laufenden Verträgen. Jahresverträge werden dafür auf den Monat umgerechnet.
• ARR. Der MRR mal zwölf. Die Zahl, nach der Investoren fragen.
• MRR-Bewegung. Neuer MRR, Erweiterungen, Verkleinerungen und Kündigungen getrennt. Erst diese Aufteilung zeigt, woher das Wachstum kommt.
• Churn. Der Anteil des MRR oder der Kunden, der pro Monat durch Kündigung verloren geht. Schon 3 % im Monat bedeuten gut ein Drittel Verlust im Jahr.
• Net Revenue Retention. Wie viel MRR eine Kundengruppe nach zwölf Monaten bringt, im Verhältnis zum Start. Über 100 % heißt: Bestandskunden wachsen schneller, als gekündigt wird.
• CAC. Vertriebs- und Marketingkosten geteilt durch die Zahl neuer Kunden. Was ein Neukunde dich kostet.
• CAC-Amortisation. Wie viele Monate ein Neukunde braucht, bis sein Rohertrag die Kosten seiner Gewinnung deckt.
• Burn und Runway. Wie viel Geld pro Monat abfließt und wie viele Monate die vorhandene Liquidität reicht.

Ein Beispiel: Bei 1.200.000 € auf dem Konto und einem Nettoabfluss von 80.000 € pro Monat liegt der Runway bei 15 Monaten. Steigt der Burn durch zwei Neueinstellungen auf 100.000 €, sind es nur noch 12.

Welche Systeme angebunden werden

Bei Software-Unternehmen kommen die Daten meist aus diesen Quellen:

• CRM. HubSpot oder Pipedrive für Pipeline, Abschlüsse und Vertragsdaten. Mehr dazu auf der Seite HubSpot-Anbindung.
• Buchhaltung. DATEV, Lexoffice oder SevDesk für Kosten, Ergebnis und Liquidität.
• Werbung. Google Ads und Meta Ads, wenn du Kunden über bezahlte Anzeigen gewinnst. So fließen die Werbekosten direkt in den CAC.
• Abrechnungssystem. Für laufende Abos, Upgrades und Kündigungen. Hier nutzt fast jedes Unternehmen ein anderes Werkzeug. Dein Abrechnungssystem prüfen wir in der kostenlosen Dashboard-Analyse.

Besonderheiten bei Software und SaaS

Die erste Besonderheit ist der Unterschied zwischen Rechnung und Umsatz. Ein Jahresvertrag wird oft im Voraus bezahlt, in der Buchhaltung aber über zwölf Monate verteilt. Für die Liquidität ist das ein Vorteil, für den Blick auf das Wachstum eine Falle. Der MRR zeigt dir die echte Bewegung, die Buchhaltung das bilanzielle Bild. Beides gehört ins Cockpit.

Die zweite sind die Definitionen. Zählt ein kostenloser Testzugang als Kunde? Wird eine Kündigung zum Kündigungsdatum oder zum Vertragsende gezählt? Darüber kann man lange streiten. Wichtig ist nur, dass es einmal festgelegt wird und dann gilt. Das machen wir im KPI-Workshop.

Ein Beispiel für die Wirkung: Wird eine Kündigung erst zum Vertragsende gezählt, sieht der Churn ein paar Monate lang besser aus, als die Lage ist. Wird sie zum Kündigungsdatum gezählt, siehst du das Problem früher. Wir empfehlen meist die zweite Variante, entscheiden aber gemeinsam mit dir.

Die dritte sind die Investoren. Viele SaaS-Unternehmen berichten monatlich an Gesellschafter. Wie ein solcher Bericht aufgebaut ist, steht auf der Seite für Gesellschafter und Beirat.

Liquidität: Runway ist die wichtigste Zahl

Viele Software-Unternehmen sind bewusst noch nicht profitabel. Sie investieren in Wachstum und leben von Eigenkapital. Dann ist die Frage nicht, ob der Monat Gewinn gebracht hat, sondern wie lange das Geld noch reicht.

Die 13-Wochen-Liquiditätsvorschau rechnet offene Rechnungen, Löhne, Steuertermine und geplante Ausgaben jeden Morgen neu. Zusammen mit dem Runway siehst du kurz- und mittelfristig, wo du stehst. Du kannst durchspielen, was es bedeutet, wenn eine große Jahresrechnung später bezahlt wird oder die nächste Finanzierungsrunde drei Monate länger dauert.

Eine Faustregel, die viele Gründer kennen: Eine Finanzierungsrunde dauert oft länger als geplant. Wer erst bei sechs Monaten Runway anfängt, verhandelt unter Druck. Ein Cockpit, das den Runway jeden Tag neu rechnet, sagt dir rechtzeitig, wann das Gespräch mit Investoren beginnen sollte.