Controlling-Dashboard für Finanzen und Controlling

Wo deine Zeit heute hingeht

Ein Controlling-Dashboard soll dir eine Arbeit abnehmen, die keiner gern macht: Zahlen aus verschiedenen Systemen exportieren, in Excel zusammenführen, prüfen, formatieren und als Bericht verschicken. Jeden Monat wieder.

In vielen Mittelständlern frisst das zwei bis vier Arbeitstage pro Monat. Die eigentliche Aufgabe des Controllings, nämlich Abweichungen erklären und der Geschäftsführung sagen, was daraus folgt, kommt danach. Oft unter Zeitdruck, weil die Geschäftsführung den Bericht schon gestern wollte.

Ein Finanz-Dashboard dreht das um. Die Zahlen kommen jeden Tag automatisch aus der Buchhaltung, aus dem CRM und aus den übrigen Systemen. Du prüfst und erklärst, statt zu kopieren. Was das für dein bisheriges Excel-Reporting bedeutet, steht im Ratgeber Excel-Reporting ablösen.

Dazu kommt ein Risiko, über das selten gesprochen wird. Viele Excel-Berichte hängen an einer Person. Wenn sie im Urlaub ist oder das Unternehmen verlässt, weiß niemand mehr genau, welche Formel in welcher Zelle steckt. Ein Dashboard mit festen Definitionen und automatischer Datenanbindung macht dein Reporting unabhängiger von einzelnen Köpfen.

Du musst dafür nichts selbst bauen. Wir setzen das Dashboard als Dienstleistung um, binden die Systeme an und übergeben dir ein fertiges Cockpit. Deine Rolle ist die fachliche: Du sagst uns, welche Zahlen wie gerechnet werden sollen.

Der Monatsabschluss ohne Kopierarbeit

Der Monatsabschluss bleibt Arbeit der Buchhaltung: Belege buchen, Abgrenzungen setzen, Konten abstimmen. Daran ändert ein Dashboard nichts, und das soll es auch nicht. Was sich ändert, ist alles, was danach kommt.

Sobald gebucht ist, stehen die Zahlen im Cockpit. Kein Export, keine Pivot-Tabelle, kein Abgleich, ob die Summe in Reiter 3 zur Summe in Reiter 7 passt. Der Bericht für die Geschäftsführung ist dann im Grunde schon fertig, und du kannst dich auf den Kommentar konzentrieren.

Auch unterjährig hilft das. Weil die Daten jeden Tag aktualisiert werden, siehst du schon am 15. eines Monats, wohin er läuft. Wie ein gutes Monatsreporting aufgebaut ist, haben wir separat aufgeschrieben.

Plan-Ist-Vergleich, der sich selbst pflegt

Ein Plan-Ist-Vergleich ist nur so gut wie seine Pflege. In Excel heißt das: Ist-Zahlen jeden Monat neu eintragen, Formeln prüfen, hoffen, dass niemand eine Zeile eingefügt hat.

Im Dashboard steht dein Plan einmal hinterlegt, die Ist-Werte laufen automatisch dagegen. Die Abweichung wird absolut und in Prozent gezeigt, auf der Ebene, die du im KPI-Workshop festlegst: Gesamtunternehmen, Kostenstelle oder Erlösgruppe.

Ein Beispiel: Plan für Personalkosten im Oktober 180.000 €, Ist 194.000 €. Die Abweichung beträgt 14.000 € oder 7,8 %. Das Dashboard zeigt dir die Zahl. Warum sie so ist, weißt du besser als jede Software.

Liquidität: von der Excel-Liste zur täglichen Vorschau

Die Liquiditätsplanung ist in vielen Unternehmen eine Excel-Datei, die einmal im Monat aktualisiert wird. Zwischen zwei Updates weiß niemand so genau, wie es aussieht.

Die 13-Wochen-Liquiditätsvorschau im Dashboard rechnet jeden Morgen neu. Sie nimmt offene Rechnungen, Löhne, Steuertermine und geplante Ausgaben und zeigt den erwarteten Kontostand für jede der nächsten 13 Wochen. Du legst eine Untergrenze fest und kannst Szenarien durchspielen, etwa dass ein großer Kunde vier Wochen später zahlt.

Für dich im Controlling ändert sich damit die Frage, die du beantworten musst. Statt "Wie viel Geld haben wir?" heißt sie "Was tun wir in Woche 9, wenn es eng wird?". Das ist die Frage, für die die Geschäftsführung dich eigentlich braucht. Wie du eine solche Vorschau grundsätzlich aufbaust, erklärt der Ratgeber zur Liquiditätsplanung über 13 Wochen.

Eine Definition pro Kennzahl

Die meisten Diskussionen in Meetings drehen sich nicht um die Zahl, sondern um ihre Herkunft. Der Vertrieb meint mit Umsatz die unterschriebenen Aufträge, die Buchhaltung die gestellten Rechnungen. Beide haben recht, und keiner kann weiterreden.

Deshalb legen wir im KPI-Workshop für jede Kennzahl fest, woher sie kommt und wie sie gerechnet wird. Diese Definition gilt dann überall im Dashboard. Für dich im Controlling heißt das: Du erklärst eine Zahl einmal, nicht jede Woche neu. So reden in Meetings alle über dieselbe Zahl, auch neue Kollegen, die erst seit drei Wochen dabei sind.

Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

Viele Mittelständler buchen nicht selbst, sondern lassen den Steuerberater buchen. Das funktioniert auch mit Dashboard gut. Die Daten kommen dann aus DATEV, die Kanzlei bleibt für die Buchhaltung zuständig.

Ein Punkt lohnt sich aber zu besprechen: der Buchungsrhythmus. Wenn die Kanzlei erst sechs Wochen nach Monatsende bucht, zeigt auch das Dashboard die Buchhaltungszahlen erst dann. Wer früher bucht, bekommt ein aktuelleres Cockpit. Offene Posten und Kontobewegungen helfen in der Zwischenzeit, den Stand einzuschätzen.

In der Praxis reicht oft ein kurzes Gespräch mit der Kanzlei. Viele Steuerberater buchen gern früher, wenn die Belege früher kommen. Das Dashboard gibt beiden Seiten einen guten Grund, den Rhythmus einmal neu zu vereinbaren.