Dashboard für Produktion und Industrie im Mittelstand

Was in der Produktion typischerweise fehlt

Ein Dashboard für Produktion und Industrie im Mittelstand muss nach vorn schauen. Die BWA zeigt dir, was im letzten Monat ausgeliefert und abgerechnet wurde. Für die Steuerung eines produzierenden Betriebs ist aber wichtiger, was gerade hereinkommt und was schon in den Büchern steht.

Die meisten Fertiger haben ein ERP-System, das Aufträge, Material und Fertigung kennt. Die Buchhaltung kennt Kosten und Ergebnis. Die Geschäftsführung sieht beides meist getrennt und zeitversetzt, oft in einer Monatsrunde, in der jede Abteilung ihre eigene Liste mitbringt.

Was fehlt, ist der Zusammenhang: Wenn der Auftragseingang zwei Monate unter dem Umsatz liegt, schrumpft der Auftragsbestand. Das merkt man in der BWA erst ein halbes Jahr später.

Dazu kommt, dass in vielen Betrieben jede Abteilung ihre eigenen Zahlen hat. Der Vertrieb meldet den Auftragseingang zum Bestellwert, die Fertigung plant nach Stunden, die Buchhaltung bucht nach Rechnung. Ein Dashboard legt einmal fest, was wie gezählt wird, und zeigt dann für alle dieselbe Zahl.

Die Kennzahlen, die in der Produktion zählen

Welche Kennzahlen für deinen Betrieb passen, legen wir im KPI-Workshop fest. Bei den meisten Produzenten im Mittelstand sind es diese:

• Auftragseingang. Der Wert neuer Aufträge pro Woche und Monat. Die früheste Zahl, die dir sagt, wie die Zukunft aussieht.
• Book-to-Bill. Auftragseingang geteilt durch Umsatz. Liegt der Wert dauerhaft unter 1, schrumpft das Geschäft, auch wenn der Umsatz noch gut aussieht.
• Auftragsbestand und Reichweite. Wie viel Arbeit schon fest vergeben ist und wie viele Wochen sie bei heutigem Umsatz reicht.
• Materialquote. Materialaufwand im Verhältnis zur Gesamtleistung. Steigende Einkaufspreise zeigen sich hier zuerst.
• Personalquote. Personalaufwand im Verhältnis zur Gesamtleistung. Zusammen mit der Materialquote der größte Kostenblock.
• Rohertrag. Gesamtleistung minus Materialaufwand. Er zeigt, wie viel für Personal, Maschinen und Gewinn bleibt.
• Vorräte. Rohstoffe, Halbfertigware und Fertigware. Hier ist im Produktionsbetrieb oft viel Geld gebunden.

Ein Beispiel zur Reichweite: Bei einem Auftragsbestand von 3,0 Mio. € und einem Wochenumsatz von 200.000 € reicht die Arbeit für 15 Wochen. Fällt der Auftragseingang einen Monat aus, sind es nur noch elf.

Welche Systeme angebunden werden

In der Produktion kommen die Daten vor allem aus zwei Quellen:

• Buchhaltung. DATEV, Lexoffice oder SevDesk für Kosten, Material- und Personalaufwand, Forderungen und Ergebnis. Mehr dazu auf der Seite DATEV-Anbindung.
• ERP oder Warenwirtschaft. Für Auftragseingang, Auftragsbestand und Vorräte. Hier sind die Systeme in der Industrie sehr unterschiedlich. Dein ERP prüfen wir in der kostenlosen Dashboard-Analyse.
• CRM. Wer Angebote und Vertrieb in HubSpot oder Pipedrive führt, kann auch die Pipeline vor dem Auftragseingang sehen.

Besonderheiten in der Produktion

Die erste Besonderheit ist der Zeitversatz zwischen Auftrag und Umsatz. Ein Auftrag, der heute kommt, wird vielleicht in drei Monaten ausgeliefert und in vier bezahlt. Deshalb gehören Auftragseingang und Auftragsbestand ganz nach oben ins Cockpit, über den Umsatz.

Die zweite sind die Bestandsveränderungen. Wenn viel produziert, aber wenig ausgeliefert wird, sieht die BWA ohne Berücksichtigung der Bestände schlechter aus, als der Monat war. Wie das in der BWA wirkt, erklärt der Ratgeber BWA lesen. Im Dashboard legen wir fest, ob mit Umsatz oder mit Gesamtleistung gerechnet wird.

Die dritte sind Materialpreise. Wer mit Stahl, Kunststoff oder Elektronik arbeitet, kennt Phasen, in denen sich Einkaufspreise innerhalb weniger Monate deutlich ändern. Eine Materialquote, die monatlich steigt, ist das Signal, über Preise mit Kunden zu sprechen, bevor der Rohertrag weg ist.

Eine vierte Besonderheit betrifft große Einzelkunden. Viele Zulieferer im Mittelstand hängen an wenigen Abnehmern. Im Cockpit siehst du, wie viel Auftragsbestand auf die fünf größten Kunden entfällt. Liegt der Anteil sehr hoch, ist das keine Zahl für die Monatsrunde, sondern ein Thema für die Strategie.

Liquidität: Material vor Umsatz

Produzierende Unternehmen gehen fast immer in Vorleistung. Material wird eingekauft, Löhne werden bezahlt, Maschinen laufen, und das Geld vom Kunden kommt erst nach Auslieferung und Zahlungsziel. Bei großen Aufträgen kann so viel Geld im Umlauf stecken.

Die 13-Wochen-Liquiditätsvorschau rechnet offene Rechnungen, Löhne, Steuertermine und geplante Ausgaben jeden Morgen neu und zeigt dir den erwarteten Kontostand Woche für Woche. Du legst eine Untergrenze fest und spielst durch, was ein großer Materialeinkauf oder eine verspätete Kundenzahlung für die nächsten Wochen bedeutet.

Wenn du mit Anzahlungen arbeitest, gehören sie ebenfalls in die Vorschau. Eine Anzahlung von 30 % bei Auftragserteilung verändert das Bild eines großen Auftrags vollständig. Ob es sich lohnt, solche Zahlungsbedingungen häufiger zu vereinbaren, siehst du am besten im Vergleich der Szenarien.