Dashboards für Mandanten: Für Steuerberater und Kanzleien

Mandanten wollen mehr als die BWA

Mandanten-Reporting heißt in den meisten Kanzleien: BWA, Summen- und Saldenliste, vielleicht eine Kurzauswertung. Das ist fachlich sauber und für die Steuer genau richtig. Für die Steuerung eines Unternehmens reicht es vielen Geschäftsführern aber nicht mehr.

Die Gründe hörst du vermutlich selbst regelmäßig. Die BWA kommt einige Wochen nach Monatsende. Sie zeigt Kontenrahmen statt Kennzahlen. Und sie sagt nichts darüber, was in den nächsten Wochen auf dem Konto passiert.

Mandanten, die so etwas fragen, suchen meist keinen neuen Steuerberater. Sie suchen einen Blick auf ihre Zahlen, der zu ihrem Alltag passt. Wie man eine BWA liest, erklären wir Unternehmern übrigens im Ratgeber BWA lesen. Das hilft oft schon, damit das Gespräch mit der Kanzlei besser läuft.

Für die Kanzlei ist das eine Chance und eine Frage zugleich. Die Chance: Mandanten, die ihre Zahlen täglich sehen, verstehen die BWA besser und stellen bessere Fragen. Die Frage: Wer liefert den Blick nach vorn, den die BWA nicht hat? Für viele Kanzleien ist eine tägliche Liquiditätsvorschau keine Leistung, die sie selbst anbieten wollen.

Wer macht was: Kanzlei und Dashboard

Die Rollen sind klar getrennt. Die Kanzlei bleibt für die Buchhaltung zuständig: Belege, Buchungen, Abschlüsse, Steuererklärungen. Daran ändert sich nichts.

Das Dashboard nutzt die Buchhaltungsdaten, die ohnehin in DATEV liegen, und verbindet sie mit Daten aus anderen Systemen des Mandanten, etwa dem CRM oder dem Onlineshop. Es rechnet daraus Kennzahlen, die der Geschäftsführer jeden Tag sehen will, und aktualisiert sich automatisch.

Das Dashboard bucht also nichts, korrigiert nichts und ersetzt keine Beratung. Es macht sichtbar, was gebucht ist. Wie die Anbindung technisch abläuft, steht auf der Seite DATEV-Anbindung.

Früher gebucht heißt aktueller gesteuert

Ein Zusammenhang wird für Kanzleien damit wichtiger: Das Cockpit ist bei den Buchhaltungszahlen genau so aktuell wie die Buchhaltung selbst. Wird der Oktober Mitte Dezember gebucht, sieht der Mandant den Oktober Mitte Dezember.

Mandanten mit Dashboard merken das schnell und fragen nach. Für die Kanzlei kann das ein Anlass sein, über einen schnelleren Rhythmus zu sprechen, zum Beispiel wöchentliches Buchen der Bankbewegungen oder eine feste Frist für den Monatsabschluss. Ob und wie das in eure Abläufe passt, entscheidet ihr.

Einige Werte hängen nicht am Buchungsstand. Umsätze aus dem Shop, Abschlüsse aus dem CRM oder Werbekosten kommen direkt aus den jeweiligen Systemen und sind tagesaktuell, Marketing-Daten teilweise in Echtzeit.

Was Mandanten im Dashboard sehen

Welche Kennzahlen ein Mandant bekommt, klären wir im KPI-Workshop mit ihm selbst. Häufig sind es diese:

• Umsatz und Rohertrag. Im laufenden Monat und im Jahr, gegen Vorjahr und Plan.
• Ergebnis nach Kosten. Aus den gebuchten Daten, verständlich zusammengefasst statt nach Kontenrahmen.
• Offene Forderungen. Mit Alter und Kunde, damit das Mahnwesen nicht vergessen wird.
• Liquiditätsvorschau. Offene Rechnungen, Löhne, Steuertermine und geplante Ausgaben, 13 Wochen nach vorn gerechnet, jeden Morgen neu.
• Kennzahlen der Branche. Etwa Auslastung bei Dienstleistern oder Retourenquote im Onlinehandel.

Gerade die Steuertermine in der Liquiditätsvorschau sind für viele Mandanten ein Aha-Moment. Die Umsatzsteuer-Vorauszahlung ist dann keine Überraschung mehr, sondern ein Balken in Woche 6.

Das Dashboard wird für den Mandanten umgesetzt. Die Daten bleiben seine Daten, alle Verbindungen sind verschlüsselt. Für die Kanzlei entsteht kein zusätzliches System, das sie pflegen müsste. Sie bucht wie bisher, und das Cockpit liest den Stand jeden Tag aus.

Was das für das Mandantengespräch bedeutet

Wenn Mandant und Kanzlei auf dieselben Zahlen schauen, verändert sich das Jahresgespräch. Statt die BWA Zeile für Zeile durchzugehen, kann man über Fragen sprechen, die den Mandanten gerade beschäftigen: Reicht die Liquidität für die neue Maschine? Lohnt sich eine Sondertilgung? Wie wirkt sich eine Preiserhöhung auf den Rohertrag aus?

Die steuerliche Beratung zu solchen Fragen bleibt bei der Kanzlei. Das Dashboard liefert nur die Grundlage, auf der sich besser beraten lässt. Gute Zahlen machen ein Beratungsgespräch kürzer und meistens auch angenehmer, für beide Seiten.

Wenn du darüber sprechen willst

Wenn du als Kanzlei darüber sprechen willst, wie das für deine Mandanten aussehen könnte, melde dich. Wir erklären dir gern, wie ein Projekt abläuft und was die Kanzlei dafür bereitstellen müsste.