BWA lesen und verstehen: Was die Zahlen dir sagen und was nicht

Jeden Monat schickt die Steuerkanzlei eine BWA. Viele Geschäftsführer schauen auf die letzte Zeile, sehen eine Zahl mit oder ohne Minus und legen das PDF ab. Wer die BWA lesen und verstehen kann, holt deutlich mehr heraus. Man muss dafür kein Buchhalter sein. Es reicht, den Aufbau zu kennen und zu wissen, an welchen Stellen die Zahlen täuschen.

Dieser Ratgeber erklärt die Standard-BWA, wie sie die meisten Kanzleien mit DATEV erstellen. Er zeigt, was hinter Rohertrag und vorläufigem Ergebnis steckt, welche Stolperfallen es gibt und welche Fragen die BWA grundsätzlich nicht beantwortet.

Was die BWA ist und wofür sie gedacht ist

BWA steht für betriebswirtschaftliche Auswertung. Sie fasst die Buchungen eines Monats und des laufenden Jahres zusammen und zeigt, ob das Unternehmen in diesem Zeitraum Gewinn oder Verlust gemacht hat. Sie ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Banken verlangen sie aber oft regelmäßig, etwa bei Krediten oder Kontokorrentlinien.

Wichtig ist der Charakter: Die BWA ist eine Zwischenauswertung aus der laufenden Buchhaltung. Sie ist kein Jahresabschluss. Viele Buchungen, die das Ergebnis am Jahresende noch deutlich verändern, fehlen unterjährig. Das macht sie nicht wertlos, aber man muss sie als das lesen, was sie ist: ein vorläufiges Bild.

Ein einzelner Monat sagt in der BWA oft wenig, weil Rechnungen und Kosten zufällig schwanken. Aussagekräftiger ist der Blick auf mehrere Monate hintereinander und auf die aufgelaufenen Werte seit Jahresbeginn. Wer die BWA der letzten zwölf Monate nebeneinanderlegt, erkennt Saisonmuster und Trends, die im Einzelmonat untergehen.

Der Aufbau der Kurzfristigen Erfolgsrechnung

Das Herzstück der Standard-BWA ist die Kurzfristige Erfolgsrechnung. Sie liest sich von oben nach unten wie eine vereinfachte Gewinn- und Verlustrechnung. Daneben gehören je nach Kanzlei oft weitere Auswertungen dazu, etwa ein Vorjahresvergleich oder eine Übersicht zur statischen Liquidität.

Neben den Euro-Beträgen stehen in den Spalten meist Prozentwerte, etwa der Anteil an der Gesamtleistung. Rechts folgt derselbe Aufbau für den aufgelaufenen Zeitraum seit Jahresbeginn. Die Prozentspalten sind oft nützlicher als die Beträge, weil sie Monate unterschiedlicher Größe vergleichbar machen.

Bei den Kostenarten lohnt ein zweiter Blick auf die Sammelposten. „Sonstige Kosten“ enthält oft Beratung, Software, Gebühren und Bürobedarf. Wächst diese Zeile über Monate, steckt dahinter meist eine Reihe kleiner Verträge, die einzeln niemandem auffallen. Die Raumkosten dagegen sind fast immer stabil. Springen sie, ist meist eine Nebenkostenabrechnung oder eine Nachzahlung gebucht worden.

Die Abschreibungen verdienen eine eigene Anmerkung. Sie sind Aufwand, aber kein Geldabfluss im laufenden Monat. Das Geld ist beim Kauf der Maschine oder des Fahrzeugs bereits geflossen. Manche Kanzleien buchen Abschreibungen monatlich anteilig, andere nur einmal zum Jahresende. Frag nach, welche Variante bei dir gilt, sonst vergleichst du zwei Jahre, die unterschiedlich gerechnet sind.

Gesamtleistung

412.000 €

+3,8 % zum Vorjahresmonat

Rohertrag

164.800 €

40,0 % der Gesamtleistung

Personalkosten

96.000 €

23,3 % der Gesamtleistung

Vorläufiges Ergebnis

21.400 €

5,2 % der Gesamtleistung

Der Rohertrag: die wichtigste Zeile nach dem Umsatz

Der Rohertrag zeigt, was nach Abzug der direkt eingekauften Leistung übrig bleibt. Von ihm müssen alle anderen Kosten bezahlt werden: Personal, Miete, Fahrzeuge, Zinsen. Im Beispiel oben bleiben von 412.000 € Gesamtleistung 164.800 € Rohertrag, also 40,0 %.

Lies den Rohertrag immer als Quote und im Verlauf. Ein Umsatzplus bringt wenig, wenn die Rohertragsquote gleichzeitig von 40 % auf 36 % fällt. Bei 412.000 € Gesamtleistung wären das rund 16.500 € weniger in einem einzigen Monat. Häufige Ursachen sind gestiegene Einkaufspreise, die nicht weitergegeben wurden, mehr Rabatte im Vertrieb oder ein verschobener Produktmix.

Bei Dienstleistern ist der Rohertrag oft nahe an der Gesamtleistung, weil kaum Material eingekauft wird. Dann ist er als Kennzahl weniger aussagekräftig. Interessanter wird er, wenn du Fremdleistungen einsetzt, etwa Freelancer oder Subunternehmer. Steigt deren Anteil, sinkt der Rohertrag, auch wenn der Umsatz gleich bleibt.

Das vorläufige Ergebnis richtig einordnen

Die letzte Zeile heißt nicht zufällig vorläufig. Bis zum Jahresabschluss kommen meist noch Buchungen dazu, die das Ergebnis verändern: Rückstellungen, etwa für Urlaub oder ausstehende Rechnungen, Abschreibungen, die manche Kanzleien erst zum Jahresende buchen, Bestandskorrekturen aus der Inventur. Ein unterjähriges Plus von 80.000 € kann so am Ende deutlich kleiner ausfallen.

Bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften kommt hinzu: Das Gehalt der Inhaber steht nicht in den Personalkosten, weil Entnahmen kein Aufwand sind. Das Ergebnis muss dann auch dein eigenes Einkommen, Steuern und Vorsorge tragen. Bei einer GmbH ist das Geschäftsführergehalt dagegen in den Personalkosten enthalten.

Typische Stolperfallen

Fehlende Abgrenzungen

Die Jahresprämie der Betriebshaftpflicht wird im Januar bezahlt, das Weihnachtsgeld im November. Ohne Abgrenzung schlagen diese Kosten voll in einem Monat zu Buche. Der Januar sieht schlecht aus, die Monate danach zu gut. Frag deine Kanzlei, ob solche Posten monatlich verteilt werden. Viele machen das auf Wunsch, es kostet aber etwas mehr Aufwand.

Bestandsveränderungen

Im Handel wird der Wareneinkauf meist dann als Aufwand gebucht, wenn die Rechnung kommt, nicht wenn die Ware verkauft wird. Kaufst du im September groß für das Weihnachtsgeschäft ein, bricht der Rohertrag im September ein und ist im Dezember viel zu hoch. Abhilfe schafft eine monatliche Bestandsbuchung oder zumindest ein geschätzter Lagerwert, den du der Kanzlei meldest.

Einmaleffekte

Der Verkauf eines alten Firmenwagens, eine Versicherungserstattung, eine Nachzahlung für frühere Jahre. Solche Posten stehen idealerweise im neutralen Bereich, landen aber nicht immer dort. Wenn ein Monat ungewöhnlich gut oder schlecht aussieht, schau zuerst in die Einzelpositionen, bevor du Schlüsse ziehst.

Zeitverzug

Die BWA für September kommt selten vor Mitte Oktober, oft später. Bei vielen Betrieben mit Dauerfristverlängerung für die Umsatzsteuer-Voranmeldung wird die Buchhaltung erst kurz vor dem 10. des übernächsten Monats abgeschlossen. Du steuerst dann mit Zahlen, die sechs Wochen alt sind. Für Entscheidungen, die heute fallen, ist das zu spät.

Was die BWA nicht zeigt

Die BWA ist eine Ergebnisrechnung. Sie zeigt, ob du verdienst, aber nicht, ob du zahlen kannst. Tilgungen von Krediten, Investitionen, Privatentnahmen und die Umsatzsteuer tauchen im Ergebnis gar nicht oder anders auf, als sie das Konto belasten. Ein Unternehmen kann ein ordentliches Plus ausweisen und trotzdem in einen Engpass laufen.

• Liquidität in der Zukunft. Wann welche Zahlungen kommen und gehen, steht nicht in der BWA. Dafür braucht es eine eigene Planung, siehe 13-Wochen-Liquiditätsplanung.
• Ergebnis pro Kunde oder Produkt. Die BWA ist nach Kostenarten gegliedert, nicht nach Kunden. Wer wirklich Geld bringt, zeigt erst ein Deckungsbeitrag pro Kunde.
• Was als Nächstes kommt. Auftragseingang, Angebote und Pipeline sind in der Buchhaltung nicht enthalten.
• Ursachen. Die BWA zeigt, dass die Werbekosten gestiegen sind, aber nicht, ob sich das gelohnt hat.

Eine BWA in zehn Minuten lesen

Mit etwas Übung reicht eine feste Reihenfolge. Erstens: Gesamtleistung im Monat und aufgelaufen, verglichen mit dem Vorjahr. Zweitens: Rohertragsquote, verglichen mit den letzten drei Monaten. Drittens: Personalkosten in Prozent der Gesamtleistung. Viertens: die zwei oder drei Kostenarten, die sich am stärksten verändert haben. Fünftens: das vorläufige Ergebnis, mit dem Wissen, was darin noch fehlt.

Notiere dir bei jeder Auffälligkeit eine Frage an die Kanzlei. Nach zwei oder drei Monaten kennst du die typischen Ausreißer deines Betriebs und erkennst schneller, was wirklich neu ist.

Es hilft auch, die Kanzlei einmal im Jahr um ein kurzes Gespräch zur BWA zu bitten. Welche Posten werden abgegrenzt, welche nicht? Wann werden Abschreibungen gebucht? Wie wird der Wareneinsatz behandelt? Eine halbe Stunde reicht, und du liest danach jede BWA mit anderen Augen.

Die BWA-Zahlen früher und zusammen mit allem anderen sehen

dashboard.de bindet DATEV, Lexoffice oder SevDesk an ein individuelles Management-Dashboard an. Die Zahlen aus der Buchhaltung stehen dort neben Bank, CRM und Shop und werden jeden Tag automatisch aktualisiert. Die BWA bleibt dabei, wie sie ist. Du siehst ihre Zahlen nur übersichtlicher und zusammen mit der 13-Wochen-Liquiditätsvorschau. Mehr zur Anbindung steht auf der Seite DATEV-Anbindung.