Deckungsbeitrag berechnen: So siehst du, welche Kunden dir wirklich Geld bringen

Umsatz ist leicht zu messen und wird deshalb gern überschätzt. Ob ein Kunde dir wirklich Geld bringt, zeigt erst der Deckungsbeitrag. Wer den Deckungsbeitrag berechnen kann, sieht, welche Aufträge die Fixkosten tragen und welche nur Arbeit machen. Oft ist das Ergebnis überraschend: Der größte Kunde ist selten der profitabelste.

Dieser Ratgeber erklärt die drei Stufen DB I, DB II und DB III, rechnet ein Beispiel mit drei Kunden durch und zeigt, wie du einen Deckungsbeitrag pro Kunde ermittelst. Am Ende steht, was du mit dem Ergebnis tun kannst und was besser nicht.

Die Grundidee: Was bleibt für die Fixkosten?

Jedes Unternehmen hat Kosten, die mit jedem Auftrag steigen, und Kosten, die unabhängig davon anfallen. Variable Kosten sind etwa Ware, Material, Fremdleistungen, Fracht oder Provisionen. Fixkosten sind Miete, Verwaltung, die Geschäftsführung, Software und ein großer Teil der Personalkosten.

Der Deckungsbeitrag ist das, was ein Auftrag, ein Produkt oder ein Kunde nach Abzug seiner variablen Kosten übrig lässt. Dieser Betrag trägt zur Deckung der Fixkosten bei, daher der Name. Erst wenn die Summe aller Deckungsbeiträge die Fixkosten übersteigt, macht das Unternehmen Gewinn.

Der Vorteil gegenüber einer Vollkostenrechnung: Du musst die Fixkosten nicht künstlich auf Kunden verteilen. Jede Verteilung nach Umsatz oder Stunden ist eine Annahme, und Annahmen lassen sich endlos diskutieren. Der Deckungsbeitrag arbeitet nur mit Kosten, die wirklich durch den Kunden entstehen.

DB I, DB II und DB III

In der mehrstufigen Deckungsbeitragsrechnung werden die Kosten schrittweise abgezogen, von den eindeutig zurechenbaren bis zu den allgemeinen. Die genaue Abgrenzung der Stufen ist nicht genormt. Die folgende Einteilung ist im Mittelstand verbreitet.

Variable Kosten sind alles, was direkt mit der Menge steigt: Wareneinsatz, Material, Fremdleistungen, Fracht, Verpackung, Zahlungsgebühren, umsatzabhängige Provisionen. Gewährte Skonti mindern den Erlös und gehören ebenfalls hierher.

Hier kommen Kosten dazu, die nicht mit jeder Einheit steigen, aber eindeutig zu diesem Kunden gehören. Etwa eine Mitarbeiterin, die zur Hälfte nur diesen Kunden betreut, ein kundenspezifisches Werkzeug, Sonderverpackungen, ein eigenes Lager oder auffällig hoher Reklamationsaufwand.

Auf der dritten Stufe fasst man mehrere Kunden oder Produkte zu einem Bereich zusammen, etwa eine Sparte, einen Standort oder einen Vertriebskanal, und zieht dessen Fixkosten ab. Was danach von allen Bereichen zusammen übrig bleibt, muss die allgemeinen Unternehmensfixkosten tragen. Der Rest ist das Betriebsergebnis.

Ein Rechenbeispiel mit drei Kunden

Ein Großhändler mit 22 Mitarbeitenden schaut sich seine drei wichtigsten Kunden über ein Jahr an. Kunde A ist der größte, mit 480.000 € Umsatz nach Rabatten. Weil A hohe Rabatte bekommt, liegt der Wareneinsatz bei 70 % des Umsatzes. Bei B sind es 60 %, bei C 55 %. Die Zahlen sind ein Beispiel.

Beim Deckungsbeitrag I liegt A mit 129.600 € noch klar vorn, wenn auch mit der niedrigsten Quote. Das Bild dreht sich auf der zweiten Stufe. A verlangt eine eigene Ansprechpartnerin, wöchentliche Teillieferungen und hat eine hohe Reklamationsquote. Das kostet im Jahr 78.000 €. Übrig bleiben 51.600 €, also 10,8 % vom Umsatz.

Kunde B bringt mit weniger als der Hälfte des Umsatzes 59.700 € Deckungsbeitrag II, mehr als A. Kunde C liegt mit 33,2 % prozentual am besten. Zusammen tragen die drei 142.800 € zu den Fixkosten bei. A trägt davon gut ein Drittel, obwohl er 61 % des Umsatzes der drei ausmacht.

Den Deckungsbeitrag pro Kunde ermitteln

Für den Deckungsbeitrag pro Kunde brauchst du drei Dinge. Erstens die Umsätze je Kunde nach allen Rabatten und Gutschriften, die stehen in der Fakturierung oder Buchhaltung. Zweitens den Wareneinsatz oder die Fremdkosten je Kunde. Im Handel kommt er aus der Warenwirtschaft, bei Dienstleistern aus der Projekt- oder Zeiterfassung. Drittens eine ehrliche Schätzung der kundenspezifischen Kosten.

Der dritte Punkt ist der schwierigste und der wertvollste. Frag dich bei jedem großen Kunden: Was würde wegfallen, wenn es diesen Kunden nicht gäbe? Sonderlieferungen, eine halbe Stelle im Innendienst, häufige Nachbesserungen, lange Zahlungsziele, die Geld binden. Es geht nicht um Genauigkeit auf den Euro. Eine Schätzung, die auf 10 % stimmt, reicht völlig, um die richtigen Fragen zu stellen.

Bei Dienstleistern und Agenturen ist die eigene Arbeitszeit oft der größte Kostenblock. Hier lohnt es sich, die Stunden pro Kunde mit einem Stundensatz zu bewerten, der die Personalkosten abdeckt. Ein Kunde mit 120.000 € Honorar, der 1.400 Stunden bindet, ist ein anderer Kunde als einer mit 80.000 € und 500 Stunden. Mehr dazu auf der Seite für Agenturen und Dienstleister.

Zahlungsverhalten nicht vergessen

Ein Kunde, der regelmäßig nach 75 statt nach 30 Tagen zahlt, kostet Geld, auch wenn das in keiner Rechnung auftaucht. Bei 210.000 € Jahresumsatz sind 45 Tage Verzug im Schnitt rund 26.000 € dauerhaft gebundenes Kapital. Das musst du über das Konto oder die Kreditlinie vorfinanzieren. Wer genau rechnen will, setzt dafür den Zinssatz der Kreditlinie an. Wer es einfacher mag, notiert das Zahlungsverhalten als eigene Spalte neben dem Deckungsbeitrag.

Kunde oder Produkt?

Dieselbe Rechnung funktioniert auch für Produkte, Warengruppen oder Leistungen. Beide Blickwinkel ergänzen sich. Der Produktdeckungsbeitrag zeigt, was du verkaufen solltest. Der Kundendeckungsbeitrag zeigt, an wen. Fang mit dem Blickwinkel an, bei dem du die größeren Unterschiede vermutest.

Was du mit dem Ergebnis machst

Die erste Reaktion auf einen schwachen Kundendeckungsbeitrag ist oft: Den Kunden brauchen wir nicht. Das ist fast immer voreilig. Solange der Deckungsbeitrag positiv ist, trägt der Kunde etwas zu den Fixkosten bei. Fällt er weg, bleiben Miete und Verwaltung gleich, und der Beitrag fehlt. Im Beispiel würde ohne Kunde A das Ergebnis um 51.600 € sinken, sofern die kundenspezifischen Kosten wirklich wegfallen.

Sinnvoller sind gezielte Gespräche und Änderungen:

• Konditionen nachverhandeln. Rabattstaffeln, die vor Jahren vereinbart wurden, passen oft nicht mehr zu heutigen Einkaufspreisen.
• Aufwand berechnen. Teillieferungen, Expresszuschläge oder Sonderverpackungen können einen eigenen Preis bekommen. Viele Kunden akzeptieren das, wenn man es begründet.
• Mindestauftragswert einführen. Wenn kleine Bestellungen kaum Deckungsbeitrag bringen, hilft eine Untergrenze oder eine Pauschale für Kleinaufträge.
• Betreuung anpassen. Nicht jeder Kunde braucht dieselbe Betreuung. Kunden mit hohem Deckungsbeitrag verdienen mehr Aufmerksamkeit als die mit dem höchsten Umsatz.
• Vertrieb ausrichten. Wenn Kunden wie C die beste Quote haben, lohnt es sich, gezielt mehr Kunden dieses Typs zu suchen.

Ein negativer Deckungsbeitrag ist ein anderer Fall. Dann kostet jeder zusätzliche Auftrag dieses Kunden Geld. Hier musst du handeln, entweder über den Preis oder über den Aufwand.

Typische Fehler

Der häufigste Fehler ist, Fixkosten nach Umsatz auf die Kunden zu verteilen. Dann trägt der größte Kunde automatisch die meisten Fixkosten und wirkt unrentabel, auch wenn er es nicht ist. Ebenso verbreitet ist, nur einmal im Jahr zu rechnen. Konditionen und Einkaufspreise ändern sich laufend, und ein Kunde kann innerhalb eines halben Jahres von gut auf schwach rutschen.

Ein dritter Fehler steckt in Durchschnittswerten. Wer für alle Kunden denselben Wareneinsatz von 62 % ansetzt, bekommt eine Rechnung, die nur den Umsatz neu sortiert. Der Erkenntnisgewinn entsteht genau aus den Unterschieden zwischen den Kunden. Ähnlich ist es mit Gutschriften, Retouren und nachträglichen Boni. Werden sie nicht dem richtigen Kunden zugeordnet, sondern als Sammelposten gebucht, sehen genau die Kunden zu gut aus, die am meisten zurückschicken oder die höchsten Jahresboni bekommen. Prüfe deshalb, ob solche Buchungen in deinen Systemen einen Kundenbezug haben. Der Deckungsbeitrag ist übrigens auch eine der 15 Kennzahlen für die Geschäftsführung, die wir an anderer Stelle beschreiben.

Den Kundendeckungsbeitrag im Dashboard sehen

Die nötigen Daten liegen meist schon vor, verteilt auf Buchhaltung, Warenwirtschaft, CRM oder Shop. dashboard.de baut ein individuelles Management-Dashboard, das diese Systeme anbindet und die Zahlen jeden Tag automatisch aktualisiert. Welche Kosten in welche Stufe gehören, legen wir gemeinsam in einem KPI-Workshop fest. Am Anfang steht eine kostenlose Dashboard-Analyse, in der wir prüfen, welche Daten bei dir verfügbar sind.