Dashboard für Handel und Großhandel

Was im Handel typischerweise fehlt

Ein Dashboard für Handel und Großhandel braucht vor allem eines: den Rohertrag so aktuell wie möglich. Im Handel sind die Margen schmal. Ein Prozentpunkt weniger Rohertrag kann bei 15 Mio. € Umsatz 150.000 € Ergebnis kosten.

Die Daten dafür gibt es. Sie liegen in der Warenwirtschaft, die Verkäufe, Einkaufspreise und Bestände kennt, und in der Buchhaltung. Was meistens fehlt, ist eine Ansicht, die beides zusammenführt und täglich zeigt, wie sich Rohertrag, Lager und Forderungen bewegen.

Stattdessen gibt es Listen. Eine Umsatzliste aus der Warenwirtschaft, eine OP-Liste aus der Buchhaltung, ein Lagerbericht zum Quartal. Wer daraus ein Bild machen will, braucht Zeit, die im Tagesgeschäft fehlt.

Das Ergebnis: Viele Händler kennen ihren Umsatz sehr genau, ihren Rohertrag nach Warengruppen ungefähr und ihren Deckungsbeitrag pro Kunde gar nicht. Dabei entscheidet gerade diese letzte Zahl darüber, welche Kunden man aktiv entwickelt und mit welchen man über Konditionen sprechen sollte.

Im Großhandel kommt hinzu, dass viele Entscheidungen täglich fallen: Preise im Angebot, Mengen im Einkauf, Sonderkonditionen für einen Kunden am Telefon. Eine Monatsauswertung kommt dafür zu spät.

Die Kennzahlen, die im Handel zählen

Welche Kennzahlen für dich passen, legen wir im KPI-Workshop fest. In den meisten Handelsunternehmen sind es diese:

• Rohertrag und Rohertragsquote. Umsatz minus Wareneinsatz, absolut und in Prozent. Am besten nach Warengruppen, weil der Durchschnitt Schwächen verdeckt.
• Lagerumschlag. Wareneinsatz eines Jahres geteilt durch den durchschnittlichen Lagerbestand. Ein höherer Umschlag bedeutet weniger gebundenes Geld.
• Lagerreichweite. Wie viele Tage der aktuelle Bestand beim heutigen Absatz reicht. Hilft beim Einkauf mehr als der Umschlag.
• Ladenhüter. Artikel, die seit einer festgelegten Zeit nicht verkauft wurden, mit ihrem Bestandswert.
• Forderungslaufzeit. Wie viele Tage Kunden im Schnitt bis zur Zahlung brauchen. Im Großhandel mit Zahlungszielen eine der wichtigsten Zahlen überhaupt.
• Deckungsbeitrag pro Kunde. Rohertrag eines Kunden minus Kosten, die er direkt verursacht, etwa Rabatte, Boni oder Frachtkosten.
• Skonto und Boni. Was du an Skonto gewährst und selbst ziehst. Beides wirkt direkt auf das Ergebnis.

Wie man den Deckungsbeitrag pro Kunde sauber rechnet, steht im Ratgeber Deckungsbeitrag berechnen.

Welche Systeme angebunden werden

Im Handel kommen die Daten meist aus zwei Hauptquellen und manchmal aus einer dritten:

• Buchhaltung. DATEV, Lexoffice oder SevDesk für Kosten, Forderungen, Verbindlichkeiten und Ergebnis. Mehr dazu auf der Seite DATEV-Anbindung.
• Warenwirtschaft. Für Verkäufe nach Artikel und Kunde, Einkaufspreise und Bestände. Hier gibt es viele verschiedene Systeme. Deine Warenwirtschaft prüfen wir in der kostenlosen Dashboard-Analyse.
• Onlineshop und CRM. Wer zusätzlich über Shopify verkauft oder den Außendienst in HubSpot oder Pipedrive führt, kann diese Daten ergänzen.

Besonderheiten im Handel

Die erste Besonderheit sind Preisänderungen im Einkauf. Wenn ein Lieferant die Preise erhöht und die Verkaufspreise erst Wochen später angepasst werden, schrumpft der Rohertrag still. Eine tägliche Rohertragsquote nach Warengruppen zeigt solche Lücken sofort.

Die zweite sind Kunden mit Sonderkonditionen. Große Kunden bekommen bessere Preise, Boni am Jahresende und oft auch kostenlose Lieferung. Im Umsatzranking stehen sie oben, im Deckungsbeitrag manchmal nicht. Das sieht man nur, wenn alle Kosten pro Kunde zusammenkommen.

Die dritte ist die Bewertung des Lagers. Welcher Wert für den Bestand angesetzt wird, entscheidet die Buchhaltung nach ihren Regeln. Im Dashboard legen wir im KPI-Workshop fest, mit welchem Wert gerechnet wird, damit Lagerumschlag und Reichweite zu deinen Zahlen passen.

Und nicht zuletzt der Außendienst. Wer Vertreter nach Umsatz bezahlt, bekommt Umsatz, nicht unbedingt Rohertrag. Ein Cockpit, das Rohertrag pro Vertriebsgebiet zeigt, macht diese Spannung sichtbar und gibt eine Grundlage für das nächste Gespräch über Ziele.

Liquidität: Geld steckt im Lager und bei Kunden

Im Großhandel ist das Geld fast immer irgendwo gebunden: im Lager, bei Kunden mit Zahlungsziel, in Anzahlungen an Lieferanten. Ein starkes Umsatzwachstum kann deshalb schnell eng werden, weil mehr Ware vorfinanziert und mehr Forderungen getragen werden müssen.

Die 13-Wochen-Liquiditätsvorschau rechnet offene Rechnungen, Löhne, Steuertermine und geplante Ausgaben jeden Morgen neu. Du siehst, wie eine große Einkaufsorder in sechs Wochen auf das Konto wirkt, und kannst durchspielen, was passiert, wenn drei große Kunden jeweils zwei Wochen später zahlen.

Ein Beispiel für die Größenordnung: Bei 10 Mio. € Jahresumsatz bindet jeder zusätzliche Tag Forderungslaufzeit rund 27.000 €. Zehn Tage weniger bedeuten also gut 270.000 € mehr auf dem Konto, ohne einen Euro mehr Umsatz. Wie du eine solche Vorschau grundsätzlich aufbaust, erklärt der Ratgeber zur Liquiditätsplanung über 13 Wochen.