13-Wochen-Liquiditätsplanung: Schritt für Schritt erklärt

Die meisten Unternehmen geraten nicht in Schwierigkeiten, weil sie keinen Gewinn machen, sondern weil das Geld zur falschen Zeit fehlt. Eine Liquiditätsplanung zu erstellen ist der einfachste Schutz dagegen. Bewährt hat sich die 13-Wochen-Liquiditätsplanung: Sie schaut ein Quartal nach vorn, Woche für Woche, und ist mit einer Stunde Arbeit pro Woche zu pflegen.

Dieser Ratgeber zeigt Schritt für Schritt, wie du sie aufbaust, wie eine Beispieltabelle aussieht und welche Fehler die Planung unbrauchbar machen. Wenn du erst einmal grob abschätzen willst, wie lange dein Geld reicht, hilft der Rechner auf der Seite Liquiditätsplanung.

Warum gerade 13 Wochen

13 Wochen sind ein Quartal. Der Zeitraum ist lang genug, um Engpässe früh zu sehen, und kurz genug, um noch einigermaßen genau planen zu können. Wer weiß, dass in acht Wochen 40.000 € fehlen, kann mit der Bank sprechen, Zahlungsziele verhandeln oder eine Investition verschieben. Wer es eine Woche vorher merkt, hat diese Möglichkeiten kaum noch.

Wichtig ist das Raster in Wochen statt in Monaten. Ein Monatsplan zeigt, dass Ende Oktober genug Geld da ist. Er zeigt nicht, dass am 28. Oktober die Sozialversicherung abgebucht wird und die große Kundenzahlung erst am 3. November kommt. Genau in solchen Lücken entstehen Engpässe.

Ein weiterer Vorteil: Eine 13-Wochen-Planung ist ein gutes Gesprächsmittel. Banken sehen gern, dass ein Unternehmen seine Liquidität vorausschauend steuert, gerade wenn es um eine höhere Kreditlinie geht. Und im eigenen Haus macht sie Entscheidungen leichter, etwa ob die neue Maschine im November oder lieber im Januar gekauft wird. Statt auf ein Gefühl verlässt du dich auf eine Zahl, die jede Woche überprüft wird.

Was du vor dem Start brauchst

Für die erste Planung brauchst du keine Software, eine Tabelle reicht. Wichtiger sind die richtigen Unterlagen. Plane für die erste Einrichtung zwei bis drei Stunden ein. Danach geht es deutlich schneller.

• Liste der offenen Rechnungen. Mit Kunde, Betrag und Fälligkeit, aus der Buchhaltung oder dem Rechnungsprogramm.
• Liste der offenen Lieferantenrechnungen. Ebenfalls mit Fälligkeit, damit du siehst, was in den nächsten Wochen abgeht.
• Kontoauszüge der letzten zwölf Monate. Sie zeigen wiederkehrende Zahlungen, die man leicht vergisst, und das tatsächliche Zahlungsverhalten deiner Kunden.
• Lohnjournal. Für die Höhe der Nettolöhne und der Sozialversicherungsbeiträge.
• Steuerbescheide und Vorauszahlungsbescheide. Dort stehen Beträge und Termine für Gewerbesteuer und Einkommen- oder Körperschaftsteuer.
• Verträge mit festen Raten. Miete, Leasing, Kredite, Versicherungen.

Schritt für Schritt zur 13-Wochen-Planung

1. Anfangsbestand festhalten: Addiere die Kontostände aller Geschäftskonten am Montag der ersten Woche. Die Kreditlinie schreibst du separat dazu, nicht in den Bestand. Sie ist ein Puffer, kein Guthaben.
2. Einzahlungen eintragen: Nimm die Liste der offenen Rechnungen und trage jede in die Woche ein, in der sie realistisch bezahlt wird. Nicht das Fälligkeitsdatum zählt, sondern das Zahlungsverhalten des Kunden. Wer immer 15 Tage zu spät zahlt, wird auch so geplant. Dazu kommen erwartete Rechnungen aus laufenden Aufträgen.
3. Feste Auszahlungen eintragen: Löhne, Sozialversicherung, Miete, Leasing, Kreditraten, Versicherungen. Diese Termine kennst du genau.
4. Steuern eintragen: Umsatzsteuer und Lohnsteuer werden in der Regel zum 10. fällig, Gewerbesteuer-Vorauszahlungen zum 15. Februar, Mai, August und November. Die Einkommen- oder Körperschaftsteuer-Vorauszahlungen zum 10. März, Juni, September und Dezember. Lass dir die genauen Beträge und Termine von deiner Kanzlei bestätigen.
5. Variable Auszahlungen schätzen: Offene Lieferantenrechnungen nach Fälligkeit, dazu ein Durchschnittswert für laufende Einkäufe und Kleinkram aus den letzten Monaten.
6. Endbestand berechnen: Anfangsbestand plus Einzahlungen minus Auszahlungen ergibt den Endbestand der Woche. Er ist zugleich der Anfangsbestand der nächsten.
7. Untergrenze einziehen: Leg einen Betrag fest, unter den der Kontostand nicht fallen soll, und markiere jede Woche, die darunter liegt.
8. Jede Woche fortschreiben: Die abgelaufene Woche fällt vorne heraus, hinten kommt eine neue dazu. So schaust du immer 13 Wochen nach vorn.

Ein Beispiel mit sechs Wochen

Die folgende Tabelle zeigt die ersten sechs von 13 Wochen eines Dienstleisters mit rund 25 Mitarbeitenden. Die Zahlen sind ein Beispiel. Die Untergrenze liegt bei 80.000 €.

In KW 44 fällt der Bestand auf 76.000 € und damit unter die Untergrenze. Der Grund ist eine Häufung: Löhne und Sozialversicherung gehen in derselben Woche ab, in der ein großer Kunde seine Zahlung über 37.000 € auf Anfang November verschoben hat. Statt 58.000 € kommen in KW 44 nur 21.000 € herein, der Rest steckt in den Einzahlungen von KW 45. Im Monatsplan wäre das nicht aufgefallen, denn am Ende des Monats ist der Bestand wieder komfortabel.

Weil die Lücke in der Planung auftaucht, bevor sie auf dem Konto ankommt, gibt es mehrere Möglichkeiten. Man kann beim Kunden nachfassen, eine Lieferantenzahlung von KW 44 auf KW 45 verschieben oder für ein paar Tage die Kreditlinie nutzen. Alles davon ist harmlos, wenn es geplant geschieht.

Die Untergrenze richtig festlegen

Die Untergrenze ist der Betrag, den du immer auf dem Konto haben willst, um Unvorhergesehenes abzufangen. Eine einfache Faustregel ist die Summe der festen Auszahlungen eines Monats: Löhne, Sozialversicherung, Miete, Kreditraten. Im Beispiel wären das gut 100.000 €. Wer das am Anfang nicht schafft, setzt die Grenze niedriger und hebt sie nach und nach an.

Die Untergrenze ist keine starre Regel, sondern ein Warnsignal. Liegt eine Woche darunter, ist das noch kein Notfall. Es ist der Anlass, rechtzeitig zu entscheiden, was du tust. Liegen mehrere Wochen hintereinander darunter, ist es Zeit für ein Gespräch mit der Bank oder mit der Steuerkanzlei.

Plan und Ist jede Woche abgleichen

Eine Planung, die nie mit der Wirklichkeit verglichen wird, wird mit jeder Woche ungenauer. Nimm dir deshalb jeden Montag zehn Minuten: Was war für die letzte Woche geplant, was ist tatsächlich passiert? Wo sind die Abweichungen größer als einige tausend Euro?

Fast immer stecken dieselben Gründe dahinter. Kunden zahlen später als angenommen, eine Rechnung wurde vergessen, eine Ausgabe kam überraschend. Nach einigen Wochen siehst du ein Muster und kannst die Planung anpassen. Ein Kunde, der regelmäßig zwei Wochen zu spät zahlt, wird künftig zwei Wochen später eingeplant. So wird die Planung mit der Zeit immer verlässlicher.

Szenarien durchspielen

Wenn die Grundplanung steht, lohnt sich eine zweite Spalte für den schlechteren Fall. Was passiert, wenn dein größter Kunde vier Wochen später zahlt? Was, wenn ein geplanter Auftrag sich um einen Monat verschiebt? Rechne diese Fälle einmal durch. Bleibt der Bestand auch dann über der Untergrenze, kannst du ruhig schlafen. Wenn nicht, weißt du, welche Vorsorge sinnvoll ist, bevor der Fall eintritt.

Typische Fehler

• Mit Fälligkeiten statt Zahlungsverhalten planen. Die Rechnung ist am 15. fällig, das Geld kommt am 29. Wer mit Fälligkeitsdaten plant, sieht seine Liquidität dauerhaft zu positiv.
• Umsatzsteuer vergessen. Die eingenommene Umsatzsteuer liegt auf deinem Konto, gehört dir aber nicht. Sie geht wenige Wochen später ans Finanzamt.
• Gewinn mit Liquidität verwechseln. Eine gute BWA heißt nicht, dass genug Geld da ist. Tilgungen, Investitionen und Entnahmen stehen nicht im Ergebnis.
• Seltene Zahlungen übersehen. Versicherungsprämien, Jahreslizenzen, Weihnachtsgeld, Steuernachzahlungen. Geh einmal die Kontoauszüge der letzten zwölf Monate durch und notiere alles, was nicht monatlich kommt.
• Die Planung nur einmal machen. Eine 13-Wochen-Planung, die im Januar erstellt und im März wieder angeschaut wird, ist nach drei Wochen veraltet. Ihr Wert entsteht durch die wöchentliche Pflege.

Die Liquiditätsvorschau ohne wöchentliche Handarbeit

Eine 13-Wochen-Planung in Excel funktioniert, kostet aber jede Woche Zeit. Bei dashboard.de gehört eine 13-Wochen-Liquiditätsvorschau zum Management-Dashboard. Sie rechnet offene Rechnungen, Löhne, Steuertermine und geplante Ausgaben 13 Wochen nach vorn und wird jeden Morgen neu berechnet. Du legst deine eigene Untergrenze fest und kannst Szenarien durchspielen, etwa was passiert, wenn ein Kunde später zahlt. Wie das aussieht, steht auf der Seite Liquiditätsplanung.