Dashboard für Agenturen und Dienstleister

Was in Agenturen typischerweise fehlt

Ein Dashboard für Agenturen und Dienstleister muss zwei Welten zusammenbringen, die selten miteinander reden: die Stunden und die Euro. Die Stunden stehen im Projekt- oder Zeiterfassungstool, die Euro in der Buchhaltung, die zukünftigen Projekte im CRM.

Das Ergebnis kennen viele Agenturinhaber: Das Team ist voll beschäftigt, die Stimmung ist gut, und trotzdem ist am Jahresende weniger übrig als gedacht. Meistens liegt es an Projekten, die mehr Stunden gefressen haben als kalkuliert, oder an Leistungen, die nie abgerechnet wurden.

Ohne Cockpit fällt das erst nach Projektende auf. Mit Cockpit siehst du es, während du noch gegensteuern kannst.

Ein zweiter Klassiker: Die Pipeline ist in einem Tool, die Auslastungsplanung in einem anderen, und beide werden nie nebeneinandergelegt. So fällt erst im Februar auf, dass im März zu wenig Arbeit für das Team da ist, obwohl das schon im November absehbar war.

Beides lässt sich lösen, ohne dass dein Team eine neue Software lernen muss. Die Daten kommen aus den Werkzeugen, die ihr schon nutzt.

Die Kennzahlen, die für Dienstleister zählen

Welche Kennzahlen genau passen, klären wir im KPI-Workshop. Bei Agenturen und Beratungen sind es meistens diese:

• Auslastung. Abrechenbare Stunden geteilt durch verfügbare Stunden. Werte zwischen 70 und 80 % gelten bei vielen Agenturen als gesund, darunter fehlt Arbeit, darüber fehlt Luft.
• Projektmarge. Honorar minus interne Kosten des Projekts, im Verhältnis zum Honorar. Sie zeigt, welche Projekte und Kunden sich lohnen.
• Effektiver Stundensatz. Honorar geteilt durch tatsächlich geleistete Stunden. Liegt er weit unter dem kalkulierten Satz, läuft das Projekt aus dem Ruder.
• Gewichtete Pipeline. Angebotswert mal Abschlusswahrscheinlichkeit. Sie zeigt, ob in drei Monaten genug Arbeit da ist.
• Nicht abgerechnete Leistung. Erbrachte Stunden, für die noch keine Rechnung gestellt ist. Hier liegt oft mehr Geld als auf dem Konto.
• Offene Forderungen. Gestellte Rechnungen, die noch nicht bezahlt sind, nach Alter sortiert.
• Umsatz pro Kopf. Jahresumsatz geteilt durch Vollzeitstellen. Ein guter Vergleichswert über die Jahre.

Welche Systeme angebunden werden

Für Agenturen und Dienstleister kommen die Daten meist aus drei Richtungen:

• CRM. HubSpot oder Pipedrive für Pipeline, Angebote und Abschlüsse. Mehr dazu auf der Seite HubSpot-Anbindung.
• Buchhaltung. DATEV, Lexoffice oder SevDesk für Umsätze, Kosten, Forderungen und Ergebnis.
• Projekt- und Zeiterfassung. Hier nutzt fast jede Agentur ein anderes Werkzeug. Dein Projekttool prüfen wir in der kostenlosen Dashboard-Analyse.

Werden auch Marketing-Daten für eigene Kampagnen gebraucht, lassen sich Google Ads und Meta Ads ergänzen.

Besonderheiten bei Agenturen und Dienstleistern

Die größte Besonderheit ist die Abhängigkeit von wenigen Kunden. Viele Agenturen machen mit drei oder vier Kunden mehr als die Hälfte ihres Umsatzes. Im Cockpit siehst du deshalb, wie viel Umsatz und Marge jeder große Kunde bringt, und wie schnell eine Lücke entstehen würde, wenn einer abspringt.

Die zweite Besonderheit sind Festpreisprojekte. Sie sind für Kunden bequem und für Agenturen riskant. Wer laufend sieht, wie viele der kalkulierten Stunden schon verbraucht sind, kann früh mit dem Kunden über Änderungswünsche sprechen. Wie man den Beitrag einzelner Projekte sauber rechnet, steht im Ratgeber Deckungsbeitrag berechnen.

Die dritte ist der Personalaufbau. Eine neue Stelle kostet ab dem ersten Monat Gehalt, bringt aber oft erst nach einigen Monaten volle Auslastung. Pipeline und Auslastung nebeneinander helfen bei der Entscheidung, wann sich eine Einstellung trägt.

Und dann sind da die Retainer. Monatliche Pauschalen sind planbar, aber sie verleiten dazu, nicht mehr hinzusehen. Wenn ein Retainer-Kunde jeden Monat 30 Stunden mehr bekommt als vereinbart, fällt das ohne Auswertung niemandem auf. Im Cockpit steht pro Retainer, wie viele Stunden vereinbart und wie viele geleistet sind.

Liquidität: Erst arbeiten, dann abrechnen

Dienstleister finanzieren ihre Kunden vor. Die Gehälter laufen jeden Monat, die Rechnung geht oft erst nach einem Meilenstein raus, und bezahlt wird sie 30 oder 60 Tage später. Bei einem großen Projekt kann so schnell ein sechsstelliger Betrag im Projekt gebunden sein.

Die 13-Wochen-Liquiditätsvorschau rechnet offene Rechnungen, Löhne, Steuertermine und geplante Ausgaben jeden Morgen neu. Du legst eine Untergrenze fest und spielst Szenarien durch, zum Beispiel dass dein größter Kunde einen Monat später zahlt. So siehst du rechtzeitig, ob du Abschlagsrechnungen vereinbaren oder nachfassen solltest.

Ein Blick auf die nicht abgerechnete Leistung gehört dazu. Wenn dort 120.000 € stehen, ist das Geld, das du schon verdient, aber noch nicht in Rechnung gestellt hast. Eine Rechnung, die heute rausgeht, ist in der Vorschau in fünf bis neun Wochen auf dem Konto.