Management-Dashboard für die Geschäftsführung

Was du als Geschäftsführer wirklich brauchst

Ein Management-Dashboard für die Geschäftsführung hat eine einfache Aufgabe: Es soll dir in fünf Minuten sagen, ob dein Unternehmen auf Kurs ist. Nicht in einer Stunde, nicht nach drei Rückfragen bei der Buchhaltung. Dafür braucht es weniger Zahlen, als die meisten denken.

Die Erfahrung aus vielen Gesprächen mit Geschäftsführern im Mittelstand ist ziemlich eindeutig. Sie wollen drei Dinge wissen: Wo stehen wir gerade? Wo laufen wir hin? Und wo muss ich heute eingreifen? Alles andere ist Detail, das in die Fachabteilung gehört.

Die meisten Unternehmen haben diese Zahlen sogar. Sie liegen nur verteilt in der Buchhaltung, im CRM, im Shop und in einer Excel-Datei, die jemand im Controlling pflegt. Ein Management-Dashboard holt sie an einen Ort und rechnet sie jeden Tag automatisch neu.

Ein Dienstagmorgen, zweimal

Ohne Cockpit

Du kommst um halb acht ins Büro. Die letzte BWA ist sechs Wochen alt, weil der Steuerberater den September noch nicht fertig hat. Den Kontostand siehst du im Onlinebanking, aber nicht, welche Zahlungen in den nächsten Wochen fällig werden. Also schreibst du der Buchhaltung, ob die große Rechnung von Kunde B schon bezahlt ist, und dem Vertrieb, wie die Pipeline für das vierte Quartal aussieht.

Bis die Antworten da sind, ist es Mittag. Die Zahlen aus dem Vertrieb passen nicht ganz zu denen aus der Buchhaltung, weil beide anders zählen. Du entscheidest trotzdem, mit einem Gefühl, das meistens stimmt. Meistens.

Mit Cockpit

Du öffnest um halb acht dein Dashboard. Es hat sich in der Nacht selbst aktualisiert. Umsatz und Rohertrag im laufenden Monat stehen neben dem Vorjahr, darunter die offenen Forderungen und die 13-Wochen-Liquiditätsvorschau. Du siehst sofort, dass in Woche 47 der Kontostand unter deine Untergrenze fallen würde, weil Löhne und Umsatzsteuer zusammenkommen.

Das sind keine fünf Minuten Arbeit, sondern fünf Minuten Lesen. Den Rest des Morgens kannst du für das Gespräch mit Kunde B nutzen, statt Zahlen zusammenzusuchen.

Welche Zahlen auf die erste Seite gehören

Welche Kennzahlen genau passen, klären wir im KPI-Workshop mit dir. Bei den meisten Geschäftsführern landen auf der ersten Seite aber diese:

• Umsatz und Rohertrag. Laufender Monat und Jahr, jeweils gegen Vorjahr und Plan. Der Rohertrag zeigt, ob das Wachstum auch Geld bringt.
• Ergebnis. Was nach allen Kosten übrig bleibt, so aktuell, wie die Buchhaltung gebucht ist.
• Liquidität. Der heutige Bestand und die Vorschau auf 13 Wochen, mit einer Untergrenze, die du selbst festlegst.
• Offene Forderungen. Wer dir wie viel schuldet und wie lange schon. Gerade im Mittelstand steckt hier oft mehr Geld, als man denkt.
• Vertrieb. Pipeline und Abschlüsse aus HubSpot oder Pipedrive, wenn du eines davon nutzt.
• Ein bis zwei Kennzahlen deiner Branche. Auslastung bei Dienstleistern, Retourenquote im Onlinehandel, Auftragsbestand in der Produktion.

Mehr als acht Kennzahlen auf der ersten Seite sind fast immer zu viel. Wer alles sieht, sieht nichts. Was du für deine Branche wählen kannst, steht im Ratgeber zu den Kennzahlen für die Geschäftsführung.

Früh sehen, statt spät reagieren

Der eigentliche Wert eines Cockpits liegt nicht im schönen Diagramm. Er liegt darin, dass du Entwicklungen sechs Wochen früher bemerkst. Eine BWA zeigt dir den abgeschlossenen Monat. Ein tagesaktuelles Dashboard zeigt dir, was gerade passiert.

Ein Beispiel: Ein großer Kunde zahlt seit zwei Monaten jeweils zehn Tage später als vereinbart. In der BWA fällt das nicht auf, der Umsatz ist ja gebucht. In der Liquiditätsvorschau siehst du es sofort, und du kannst durchspielen, was passiert, wenn er noch später zahlt.

So werden aus Überraschungen Entscheidungen. Du rufst den Kunden an, bevor es eng wird, und nicht danach. Du verschiebst eine Investition um einen Monat, statt den Kontokorrent auszureizen.

Wie viel Zeit dich das kostet

Die ehrliche Antwort: rund 60 Minuten bis zum Livegang. Wir setzen das Dashboard komplett für dich um, du musst keine Software lernen und nichts selbst bauen. Deine Zeit verteilt sich so:

1. Analyse: Ein Gespräch, in dem wir klären, welche Zahlen du sehen willst und welche Systeme du nutzt. Die Dashboard-Analyse ist kostenlos.
2. Entwurf: Du bekommst einen visuellen Entwurf und sagst uns, ob er passt. Erst dann setzen wir um.
3. Freigabe: Du oder deine Buchhaltung gebt uns die Zugänge frei. Den Rest erledigen wir.

Von der Analyse bis zum fertigen Cockpit vergehen in der Regel 3–6 Wochen. Danach aktualisiert es sich jeden Tag selbst, und du hast einen persönlichen Ansprechpartner, der innerhalb von 24 Stunden antwortet. Was das kostet, steht auf der Seite Preise.