Monatsreporting erstellen: Was hineingehört und wie es in einer Stunde fertig ist

Wer ein Monatsreporting erstellen will, denkt oft zuerst an Diagramme. Wichtiger ist die Frage, was der Bericht leisten soll: Er soll dir einmal im Monat sagen, wo das Unternehmen steht, warum es dort steht und was als Nächstes zu tun ist. Dieser Artikel zeigt, wie ein gutes Management Reporting für den Mittelstand aufgebaut ist, wie du Plan und Ist vergleichst, Abweichungen kommentierst und den Bericht so vorbereitest, dass er in einer Stunde fertig ist.

Wofür ein Monatsbericht da ist

Ein Monatsbericht ist kein Archiv. Er ist die Grundlage für ein Gespräch: mit dir selbst, mit der Führungsrunde oder mit Gesellschaftern. Deshalb muss er drei Fragen beantworten. Wie lief der Monat? Was weicht vom Plan ab und warum? Was folgt daraus?

Viele Berichte im Mittelstand beantworten nur die erste Frage. Sie zeigen Umsatz, Kosten und Ergebnis, oft als Kopie der BWA. Das ist ein Anfang, aber kein Reporting. Erst die Einordnung macht aus Zahlen eine Entscheidungsgrundlage. Wie du die BWA selbst liest, erklärt der Ratgeber BWA lesen.

Eine gute Länge für den Monatsbericht sind zwei bis vier Seiten oder eine Bildschirmseite im Dashboard plus kurze Kommentare. Alles, was länger ist, liest nach drei Monaten niemand mehr vollständig.

Der Aufbau: sechs Teile, die hineingehören

Die Reihenfolge folgt einer einfachen Logik: erst das Ergebnis, dann die Erklärung, dann der Blick nach vorn.

1. Ergebnis auf einen Blick

Ganz oben stehen vier bis sechs Zahlen: Umsatz, Rohertrag oder Deckungsbeitrag, Personalkosten, Ergebnis vor Steuern, Kontostand zum Monatsende. Jeweils mit Vergleich zum Plan und zum Vorjahresmonat. Wer nur diese Zeile liest, soll wissen, ob der Monat gut oder schlecht war.

2. Abweichungen

Hier stehen die drei bis fünf größten Abweichungen vom Plan, sortiert nach Wirkung aufs Ergebnis. Nicht jede Abweichung verdient eine Erklärung. Eine Faustregel ist, nur Abweichungen zu kommentieren, die über 5 % und über einem festen Betrag liegen, etwa 5.000 €.

3. Liquidität

Das Ergebnis sagt, ob du Geld verdienst. Die Liquidität sagt, ob du zahlungsfähig bleibst. Zeige den Kontostand, offene Forderungen, offene Verbindlichkeiten und eine Vorschau auf die nächsten Wochen. Wie eine solche Vorschau aufgebaut ist, steht im Ratgeber zur 13-Wochen-Liquiditätsplanung.

4. Vertrieb

Der Umsatz von heute ist der Vertrieb von vorgestern. Deshalb gehört ein Blick auf Auftragseingang, offene Angebote und Pipeline in den Bericht. Diese Zahlen zeigen, ob die nächsten Monate tragen, lange bevor sie in der Buchhaltung ankommen.

5. Ausblick

Eine kurze Hochrechnung aufs Jahresende: Wo landen Umsatz und Ergebnis, wenn es so weitergeht? Das muss keine aufwendige Planung sein. Ein einfacher Ansatz ist, das bisherige Ist zu nehmen und für die restlichen Monate den Plan oder den Durchschnitt der letzten drei Monate anzusetzen.

6. Maßnahmen

Am Ende steht eine kurze Liste: Was wird getan, wer kümmert sich, bis wann? Und was ist aus den Maßnahmen des Vormonats geworden? Dieser Teil macht aus dem Bericht ein Steuerungsinstrument.

Plan-Ist-Vergleich richtig lesen

Der Plan-Ist-Vergleich ist das Rückgrat des Monatsberichts. Er funktioniert nur, wenn der Plan auf Monate heruntergebrochen ist. Ein Jahresplan von 5,8 Mio. € Umsatz, einfach durch zwölf geteilt, passt selten zur Wirklichkeit, wenn das Geschäft saisonal schwankt.

Ein Beispiel für einen Monat in einem Unternehmen mit Warenverkauf. Die Abweichung ist als Wirkung aufs Ergebnis dargestellt: Plus heißt besser als geplant.

Auf den ersten Blick sieht der Materialaufwand gut aus: 7.000 € weniger als geplant. Ins Verhältnis gesetzt stimmt das nicht. Geplant war eine Materialquote von 40,0 % vom Umsatz, tatsächlich sind es 40,9 %. Der Aufwand ist gesunken, weil weniger verkauft wurde, nicht weil günstiger eingekauft wurde. Genau solche Zusammenhänge gehören in den Kommentar.

Deshalb lohnt es sich, bei variablen Kosten neben dem Betrag immer auch die Quote zu zeigen. Bei Fixkosten wie Miete oder Gehältern reicht der Betrag, weil sie sich nicht mit dem Umsatz bewegen.

Neben dem Plan gehört der Vorjahresmonat in den Vergleich. Der Plan zeigt, ob du deine eigenen Ziele erreichst. Das Vorjahr zeigt, ob das Unternehmen tatsächlich wächst. Beide Blickwinkel können zu unterschiedlichen Urteilen führen: Ein Monat kann 5 % unter Plan und trotzdem 8 % über Vorjahr liegen, wenn der Plan ehrgeizig war.

Abweichungen kommentieren

Zahlen ohne Kommentar lassen Raum für Vermutungen. Ein guter Kommentar ist kurz und folgt einem festen Muster: Was ist passiert, warum, und was folgt daraus.

Für die Umsatzabweichung aus dem Beispiel könnte das so aussehen: „Umsatz 28.000 € unter Plan. Ursache: Ein Großauftrag über 35.000 € verschiebt sich auf November, der Kunde hat bestätigt. Ohne diesen Effekt lägen wir 1,5 % über Plan. Keine Maßnahme nötig, Eingang im November prüfen.“

Ein paar Regeln helfen dabei:

• Ursache statt Beschreibung. „Umsatz gesunken“ steht schon in der Tabelle. Der Kommentar erklärt, warum.
• Einmalig oder dauerhaft? Eine verschobene Lieferung ist etwas anderes als ein verlorener Kunde. Sag dazu, welcher Fall vorliegt.
• Zahlen nennen. „Etwas höhere Kosten“ hilft niemandem. „2.500 € für eine einmalige Messe“ schon.
• Verantwortliche zu Wort kommen lassen. Die Erklärung für den Vertrieb schreibt am besten die Vertriebsleitung.

Der richtige Rhythmus

Ein Monatsbericht ist nur so aktuell wie die Buchhaltung. Wenn die BWA erst am 20. des Folgemonats von der Steuerkanzlei kommt, ist der Bericht frühestens dann fertig. Viele Betriebe mit Dauerfristverlängerung bei der Umsatzsteuer bekommen ihre Zahlen sogar noch später.

Ein gutes Ziel ist ein fertiger Bericht bis zum zehnten Arbeitstag des Folgemonats. Das klappt, wenn drei Dinge zusammenkommen: Belege werden laufend und nicht erst am Monatsende gebucht, wiederkehrende Abgrenzungen sind vereinbart, und die Berichtszahlen werden automatisch aus den Systemen gezogen, statt sie neu abzutippen.

Zwischen den Monatsberichten genügt ein schlanker Wochenblick auf Kontostand, Auftragseingang und offene Forderungen. Das verhindert, dass dich der Monatsbericht überrascht.

So ist der Bericht in einer Stunde fertig

Eine Stunde ist realistisch, wenn die Zahlen nicht mehr von Hand zusammengetragen werden müssen. Dann bleibt die Zeit für das, was nur ein Mensch kann: einordnen und entscheiden.

1. Feste Vorlage: Jeder Monat sieht gleich aus, mit denselben Kennzahlen an derselben Stelle. Das spart Zeit beim Erstellen und beim Lesen.
2. Zahlen automatisch: Ergebnis, Liquidität und Vertriebszahlen kommen direkt aus Buchhaltung und CRM. Niemand kopiert Exporte.
3. 15 Minuten für die Abweichungen: Die Schwellen sind festgelegt, also ist sofort klar, welche Positionen einen Kommentar brauchen.
4. 30 Minuten für Kommentare und Ausblick: Ursachen klären, kurz mit den Verantwortlichen sprechen, Hochrechnung prüfen.
5. 15 Minuten für Maßnahmen: Neue Punkte festhalten, alte abhaken.

Wer heute noch zwei Tage für den Bericht braucht, verbringt den größten Teil davon mit Daten sammeln. Wie du das ablöst, steht im Ratgeber Excel-Reporting ablösen.

Der Bericht für Gesellschafter und Beirat

Gesellschafter, Beirat oder Bank brauchen eine verdichtete Fassung. Sie wollen weniger Einzelheiten, aber mehr Zusammenhang: Entwicklung über mehrere Monate, Hochrechnung aufs Jahr, die wichtigsten Risiken und was dagegen getan wird.

Bewährt hat sich eine Seite mit den Kernzahlen und ihrer Entwicklung über zwölf Monate, dazu eine halbe Seite Text. Wichtig ist Beständigkeit: dieselben Kennzahlen, dieselben Definitionen, jedes Mal. Wer die Darstellung von Quartal zu Quartal ändert, weckt Misstrauen, auch wenn die Zahlen stimmen. Häufig wird dieser Bericht quartalsweise verschickt, gespeist aus denselben Daten wie der interne Monatsbericht.

Auch die Hausbank fragt regelmäßig nach Zahlen, meist nach BWA und Summen- und Saldenliste. Wer ohnehin einen sauberen Monatsbericht hat, legt ihn gleich mit dazu. Ein kurzer Kommentar zu den Abweichungen erspart oft mehrere Rückfragen und zeigt, dass das Unternehmen seine Zahlen im Griff hat.

Monatsreporting mit dashboard.de

dashboard.de baut dir ein Management-Dashboard, in dem Ergebnis, Liquidität und Vertriebszahlen tagesaktuell stehen, automatisch aus Systemen wie DATEV, Lexoffice, SevDesk, HubSpot oder Pipedrive. Eine 13-Wochen-Liquiditätsvorschau rechnet jeden Morgen neu. Für den Monatsbericht bleibt dann nur noch das Einordnen.

Wir setzen das Cockpit als Dienstleistung um, mit KPI-Workshop und persönlichem Ansprechpartner. Bis zum Livegang vergehen meist 3–6 Wochen. Mehr dazu auf der Seite Management-Dashboard.