KPI-Dashboard aufbauen: Welche Zahlen hineingehören und welche nicht

Ein KPI-Dashboard zu erstellen klingt nach einer Technikfrage: Welches Werkzeug, welche Diagramme, welche Farben. In Wahrheit entscheidet sich fast alles vorher. Wer nicht weiß, welche Fragen das Dashboard beantworten soll, baut eine bunte Sammlung von Zahlen, die nach drei Wochen niemand mehr öffnet.

Dieser Ratgeber zeigt, wie du als Geschäftsführer ohne Controlling-Abteilung ein Dashboard planst, das im Alltag tatsächlich benutzt wird. Mit den Schritten in der richtigen Reihenfolge, den Fehlern, die fast jeder beim ersten Versuch macht, und einem Vorschlag, wie eine gute erste Seite aufgebaut ist.

Am Anfang stehen Fragen, keine Zahlen

Die meisten Dashboards entstehen rückwärts. Jemand schaut, welche Daten verfügbar sind, und stellt sie dar. Das Ergebnis zeigt, was leicht zu bekommen war, nicht was wichtig ist. Besser ist der umgekehrte Weg: Schreib die fünf bis acht Fragen auf, die du dir als Geschäftsführer jede Woche stellst.

Typische Fragen sind: Reicht das Geld bis Ende des Quartals? Verdienen wir an unseren Aufträgen genug? Kommt genug Neugeschäft nach? Welche Kunden zahlen zu spät? Erst wenn die Fragen feststehen, suchst du die Kennzahl, die jede Frage am besten beantwortet. Eine Auswahl der wichtigsten findest du im Ratgeber Kennzahlen für die Geschäftsführung.

In sechs Schritten zum KPI-Dashboard

1. Fragen sammeln: Notiere die Fragen, auf die du regelmäßig eine Antwort brauchst. Frag auch die zwei oder drei Menschen, mit denen du das Unternehmen führst. Oft haben Vertriebsleitung und kaufmännische Leitung andere Fragen als du.
2. Kennzahlen zuordnen: Gib jeder Frage eine, höchstens zwei Kennzahlen. Wenn du für eine Frage fünf Zahlen brauchst, ist die Frage zu ungenau.
3. Definieren: Leg für jede Kennzahl fest, wie sie berechnet wird, aus welchem System sie kommt und wie oft sie sich ändert. Dazu weiter unten mehr.
4. Vergleich festlegen: Bestimme, woran jede Zahl gemessen wird. Vorjahr, Plan, Zielwert oder eine Untergrenze, unter die sie nicht fallen darf.
5. Datenquellen prüfen: Kläre, ob die Daten sauber genug sind. Wenn im CRM nur die Hälfte der Angebote gepflegt ist, hilft die schönste Pipeline-Grafik nichts.
6. Seite entwerfen, dann bauen: Skizziere die Seite auf Papier oder in einer Präsentation, bevor irgendetwas angebunden wird. Änderungen am Entwurf kosten Minuten, Änderungen am fertigen Dashboard Tage.

Der fünfte Schritt wird am häufigsten unterschätzt. Ein Dashboard macht schlechte Datenpflege nicht besser, es macht sie nur sichtbar. Das ist unangenehm, aber nützlich: Oft ist die erste Wirkung eines Dashboards, dass im Vertrieb plötzlich sauber gepflegt wird.

Was hineingehört und was nicht

Ins Dashboard der Geschäftsführung gehören Kennzahlen, die eine Entscheidung auslösen können. Die Liquiditätsvorschau gehört hinein, weil eine Lücke in sechs Wochen heute noch Handlungsspielraum lässt. Der Auftragseingang gehört hinein, weil er zeigt, wie der Umsatz in zwei Monaten aussieht.

Nicht hinein gehören Zahlen, die zwar interessant sind, aber nie eine Handlung nach sich ziehen. Seitenaufrufe der Website, Zahl der Follower, Anzahl gesendeter E-Mails. Für das Marketing-Team können solche Zahlen sinnvoll sein. Auf der ersten Seite der Geschäftsführung lenken sie ab.

• Hinein: Liquidität und Vorschau, Umsatz zu Plan, Rohertrag oder Deckungsbeitrag, Auftragseingang, überfällige Forderungen, eine Kennzahl zur Auslastung oder Produktivität.
• Auf eine zweite Seite: Detailzahlen einzelner Bereiche, etwa Kampagnenkosten, Lagerumschlag einzelner Warengruppen oder Stunden pro Projekt.
• Gar nicht: Zahlen, für die niemand zuständig ist und bei denen du nicht sagen kannst, was du tun würdest, wenn sie sich halbieren.

Die typischen Fehler beim ersten Dashboard

Zu viele Kennzahlen

Der häufigste Fehler. Am Anfang will man alles sehen, weil man endlich alles sehen kann. Nach 30 Kacheln ist die Seite voll und die Aufmerksamkeit weg. Eine gute Faustregel: Die erste Seite hat höchstens 8–12 Kennzahlen. Alles, was du nicht mindestens einmal im Monat brauchst, wandert auf eine Unterseite oder fliegt raus.

Keine Definitionen

Was ist Umsatz? Mit oder ohne Gutschriften? Nach Rechnungsdatum oder nach Leistungsdatum? Netto oder brutto? Solange das nicht feststeht, bekommst du im Meeting Diskussionen über die Zahl statt über das Geschäft. Bei einer Kennzahl wie dem Auftragseingang ist es noch heikler: Zählt ein mündlich zugesagter Auftrag schon oder erst die unterschriebene Bestellung?

Kein Vergleich

Ein Umsatz von 184.000 € im Oktober ist weder gut noch schlecht. Erst neben dem Vorjahr mit 171.000 € und dem Plan mit 195.000 € wird er lesbar: mehr als letztes Jahr, aber unter dem eigenen Anspruch. Jede Zahl auf dem Dashboard braucht einen Vergleichswert, sonst ist sie Dekoration.

Händische Pflege

Ein Dashboard, das jemand jeden Montag aus Excel-Tabellen zusammenkopiert, lebt so lange, wie diese Person Zeit und Lust hat. Urlaub, Krankheit, ein voller Monatsabschluss, und die Zahlen sind drei Wochen alt. Wenn die Daten nicht automatisch fließen, wird das Dashboard früher oder später ignoriert. Mehr dazu im Ratgeber Excel-Reporting ablösen.

Ein Steckbrief für jede Kennzahl

Für jede Kennzahl auf dem Dashboard lohnt sich ein kurzer Steckbrief. Er muss nicht lang sein. Er verhindert aber, dass in einem halben Jahr jemand fragt, warum die Zahl plötzlich anders aussieht. Am Beispiel der Forderungslaufzeit:

Die Zeile „Zuständig“ wird oft vergessen. Sie ist die wichtigste. Eine Kennzahl ohne Verantwortlichen wird zur Kenntnis genommen und dann vergessen.

So ist eine gute erste Seite aufgebaut

Menschen lesen eine Seite von oben links nach unten rechts. Das Wichtigste gehört also nach oben. Bewährt hat sich ein Aufbau in drei Zonen:

1. Oben, die Lage auf einen Blick: Vier bis sechs Kennzahlen als große Zahlen mit Vergleich, etwa Kontostand und Liquiditätsreichweite, Umsatz im laufenden Monat zu Plan, Rohertragsquote, Auftragseingang, überfällige Forderungen.
2. In der Mitte, die Entwicklung: Zwei oder drei Verläufe über 12 oder 13 Monate. Umsatz und Rohertrag gegenüber dem Vorjahr, die Liquiditätsvorschau für die nächsten 13 Wochen mit eingezeichneter Untergrenze.
3. Unten, die Liste zum Handeln: Die zehn größten überfälligen Rechnungen, die größten offenen Angebote, die Kunden mit dem stärksten Umsatzrückgang. Hier steht, wen du anrufen solltest.

Verwende Farben sparsam. Rot nur dort, wo etwas wirklich außerhalb des Rahmens liegt. Wenn jede zweite Kachel rot ist, sieht man die eine wichtige nicht mehr. Kreisdiagramme mit acht Segmenten und 3D-Effekte haben auf einer Geschäftsführungsseite nichts zu suchen. Eine Zahl, ein Pfeil und ein Vergleich sind meistens besser.

Damit das Dashboard auch benutzt wird

Viele Dashboards scheitern nicht am Aufbau, sondern daran, dass sie keinen festen Platz im Wochenablauf bekommen. Man schaut zweimal begeistert hinein, dann kommt der Alltag dazwischen. Die einfachste Abhilfe ist ein fester Termin: Montagmorgen, 20 Minuten, Dashboard offen, bevor der erste Kundentermin beginnt.

Noch besser wirkt es, wenn das Dashboard die Grundlage der wöchentlichen Runde mit den Bereichsverantwortlichen ist. Dann schaut nicht nur die Geschäftsführung hinein, sondern alle, die an den Zahlen etwas ändern können. Die Diskussion verschiebt sich von „Stimmt die Zahl?“ zu „Was machen wir jetzt?“. Das gelingt nur, wenn alle dieselben Definitionen kennen. Hier zahlt sich der Steckbrief aus.

Plane außerdem nach etwa drei Monaten eine Überprüfung ein. Geh jede Kennzahl durch und frag dich, ob sie in dieser Zeit eine Entscheidung beeinflusst hat. Kennzahlen, bei denen die Antwort nein lautet, kommen auf eine Unterseite oder fliegen raus. Fragen, die in den drei Monaten neu aufgetaucht sind, bekommen eine Kennzahl. So bleibt das Dashboard schlank und passt sich dem Geschäft an, statt mit jedem Quartal voller zu werden.

Ein letzter Punkt betrifft das Team. Wenn Mitarbeitende Zahlen sehen, die sie selbst beeinflussen, etwa die Auslastung oder die offenen Angebote, steigt oft das Interesse am Ergebnis. Nicht jede Zahl muss für alle sichtbar sein. Aber eine Auswahl für das Team ist meist eine gute Idee.

Wenn du das Dashboard nicht selbst bauen willst

Die beschriebenen Schritte kannst du selbst gehen. Für viele Geschäftsführer scheitert es nicht am Wissen, sondern an der Zeit und an der Anbindung der Systeme. Genau dafür gibt es dashboard.de: Wir bauen das Dashboard als Dienstleistung, du bekommst keine Software zum Selbstbauen.

Der Ablauf folgt den Schritten oben. In einer kostenlosen Dashboard-Analyse klären wir deine Fragen und Systeme. Dann entsteht ein visueller Entwurf, und erst wenn er passt, beginnt die Umsetzung. Wir binden etwa DATEV, Lexoffice, SevDesk, HubSpot, Pipedrive oder Shopify an, die Zahlen aktualisieren sich jeden Tag automatisch. Wie das im Einzelnen abläuft, steht auf der Seite Dashboard erstellen lassen.